Codification des documents
1. Principe de codification des documents
Dans QALITEL doc, tous les documents indexés disposent d'une codification unique. Cette codification peut être saisie manuellement lors de l'indexation du document ou bien s'appuyer sur un principe de création à l'aide de métadonnées constitué en amont.
Ainsi, lors de la création d'un document, l'utilisateur pourra alors utiliser un type de codification paramétré qui définira le code complet du document.
Le champ "Code du document" est constitué par l'entête et le N° du document. Le champ entête n'est pas obligatoire ce qui fait que le code du document peut être équivalent au N°. Toutefois, si l'entête est utilisé, alors ce champ peut être constitué de différentes parties : métadonnées, texte libre ou N° chrono.
2. Création d'une codification
La liste des codifications est accessible par le menu "Tables - Documents - Codifications".
Pour créer une codification, utilisez le bouton "Nouveau" placé au dessus de la liste. Vous accédez alors au formulaire ci-dessous :
Indiqué sur la ligne "Entête" le libellé de l'entête créé, information que vous pourrez utiliser ultéireurement en tant que métadonnée.
Vous disposez également de différents champs de paramétrage :
- Codification automatique : Le N° chrono sera proposé automatiquement par QALITEL doc lors de l'utilisation de cet entête à partir ldu dernier N° utilisé. Vous aurez n"anmoins toute liberté pour changer le N° proposé si le besoin s'en fait sentir.
- Codification par défaut : Un seul entête peut être défini par défaut. Dans le cas de l'affichage d'une fiche Document où l'entête n'aurait pas été initialisé dans le modèle de document alors QALIETL doc proposera l'entête par défaut. Si aucun entête par défaut n'a été défini alors les champs de codification dans la fiche du document resteront vides.
- Dernier N° chrono : Dans le cas d'une codification automatique, QALIEL doc mémorise le dernier N° utilisé. Si besoin, vous pouvez changer la valeur affichée.
- Nombre de chiffres : Ce paramétrage permet de compléter le N° chrono par des 0. Ainsi si vous spécifiez la valeur 4 alors le N° chrono 12 s'écrira : 0012. L'intérêt de cette écriture est de permettre notamment un affichage par ordre alphabétique correct des codes de document
La constitution de la codification se fait en sélectionnant successivement dans la liste déroulante les métadonnées de votre choix et en altzernant si besoin avec du texte saisi manuellement.
Sélection dans la liste déroulante d'une métadonnée
Saisie manuelle d'une donnée texte puis d'une autre métadonnée