Questions fréquentes - QALITEL conform audit progrès
- 1. Comment donner accès au logiciel à un auditeur
- 2. Suppression d'une fiche par erreur - Restitution
- 3. Ajout / Suppression d'une phase dans un modèle - Fonctionnement
- 4. Changement de modèle - Fonctionnement
- 5. Liste de choix incomplète
- 6. Comment sont calculées les notes des chapitres et de l'audit ?
QALITEL conform
1. Comment donner accès au logiciel à un auditeur
Le profil Utilisateur ne permet à l'utilisateur de ne visualiser que les informations le concernant nominativement ou celles qui lui ont été diffusées. Aussi, un auditeur ne peut utiliser ce type de profil pour auditer toute ou partie du système de traitement des fiches de Non-conformités ou des actions. Il est donc nécessaire de créer un compte Utilisateur Gestionnaire. Pour cela, procédez de la manière suivante :
- Créer dans la liste du personnel de QALITEL conform (menu Divers - Personnel) votre auditeur ou une personne générique telle que Auditeur.
- Accédez à l'environnement de paramétrage des comptes utilisateurs (menu Outils - Paramètres utilisateurs). Créez un nouveau groupe d'Utilisateurs. Dans la rubrique Habilitation, laissez uniquement cochée la case Gestionnaire de QALITEL conform. Si vous souhaitez que l'auditeur puisse accéder aux actions, cochez la case Gestionnaire des actions. (Précision : A partir du moment où l'auditeur peut accéder à toutes les fiches, il pourra alors voir toutes les actions associées. L'environnement dédié aux actions permet d'avoir une vision synthétique de toutes les actions indépendamment de leur fiche de rattachement). Dans la rubrique Démarrage, sélectionnez cochez les cases Barre de navigation, Dossiers - Données et Descriptif.
- Si vous disposez de dossiers confidentiels, pensez à décocher les cases correspondantes dans l'arborescence des dossiers
- A l'issue de l'intervention de l'auditeur, vous pourrez alors revenir dans cet environnement, vous positionner sur son nom et cocher la case Suspendre le compte. Cela vous permet d'éviter toute reconnexion intempestive sous ce profil et lors de l'audit suivant, vous n'aurez plus qu'à revenir décocher cette case pour rendre le profil à nouveau actif.
2. Suppression d'une fiche par erreur - Restitution
Dans le cas de la suppression d'une fiche par erreur, il est possible via quelques manipulations de restituer les informations supprimées (en dehors de la restauration d'une sauvegarde).
Restitution d'une sauvegarde : Dans le cas d'une suppression d'une ou de plusieures fiches, la solution la plus sûre est de remonter la dernière sauvegarde. Toutefois, il faut prendre en compte le travail fourni par les utilisateurs entre ce moment et la date de votre dernière sauvegarde. Si le travail fourni est conséquent et que la remontée de la dernière sauvegarde s'avère trop pénalisante pour les utilisateurs, il est alors possible de remonter spécifiquement les données supprimées, mode opératoire qui est détaillé ci-dessous dans ce chapitre.
2.1. Remontée des informations supprimées
Dans le cas où l'option de la restitution d'une sauvegarde n'est pas retenu, vous pouvez alors procéder à la restitution de la fiche supprimée ainsi que de toutes les informations associées qui ont été également supprimées (Actions, produits, liste de diffusion, cause,...).
Les commandes SQL décrites ci-dessous doivent être exécutées par une personne du service informatique au sein de la console d'aministration de la base de données.
2.2. Sauvegarde de votre base de données
Avant d'effectuer les manipulations décrites ci-dessous, vous devez réaliser une sauvegarde de votre base de données soit en utilisant l'utilitaire de sauvegarde de la console d'administration de votre base de données soit à partir du logiciel par le menu "Fichier - Sauvegarde CSV".
2.3. Identification de la fiche supprimée
Chaque enregistrement dans la base de données est identifié par un N° unique que nous appelerons SYSID. Il convient donc dans un premier temps d'identifier le SYSID de la fiche supprimée.
Pour cela, vous pouvez effectuer dans la console d'administration de votre base de données la requête suivante (remplacez évidemment le texte "code_de_votre_fiche_supprimee" par toute ou partie du code de la fiche supprimée en faisant attention de ne pas omettre les espaces et autres caractères) :
SELECT * FROM OFIC_FICHE_NC WHERE OFNC_CODEFICHE like '%code_de_votre_fiche_supprimee%'
Relevez alors la valeur du champ OFNC_CODINT (Champ de la table des fiches correspondant au SYSID de la fiche)
(Dans les exemples de requêtes ci-dessous, nous lui donnerons à titre d'exemple la valeur 15)
update OFIC_FICHE_NC set OFNC_SUP=0 where OFNC_CODINT=15
update OFIC_ACTIONL set OACL_SUP where OACL_CODINT=15 AND OACL_LOGICIEL=0
update OFIC_CTDIRECT set OCTD_SUP=0 where OCTD_CODINT=15 AND OCTD_LOGICIEL=0
update OFIC_DIFFUSION set ODIF_SUP=0 where ODIF_SYSID_REF=15 AND ODIF_LOGICIEL=0
update OFIC_FICFICHE set OFICF_SUP=0 where OFICF_CODINT=15 AND OFICF_LOGICIEL=0
update OFIC_MOT_CLE set OCLE_SUP=0 where OCLE_CODINT=15 AND OCLE_LOGICIEL=0
update OFIC_NCAUSE set ONCA_SUP=0 where ONCA_CODINT=15 AND ONCA_LOGICIEL=0
update OFIC_NCONS set ONCO_SUP=0 where ONCO_CODINT=15 AND ONCO_LOGICIEL=0
update OFIC_NOUTILS set ONOU_SUP=0 where ONOU_CODINT=15
update OFIC_PRODUITFICHE set OPROF_SUP=0 where OPROF_CODINT=15
update OFIC_SIGNE_FORM set OSFO_SUP=0 where OSFO_SYSID_REF=15
update OFIC_SIGNAT_FICHE set OSFNC_SUP=0 where OSFNC_SYSID_FICHE=15
update OFIC_IMAGE_CONF set OIMGC_SUP=0 where OIMGC_SYSID_CONFORM=15
update OFIC_FICACTION set OFICA_SUP=0 where OFICA_NUM_ACTION in (select OACL_NUM_ACTION from OFIC_ACTIONL where OACL_CODINT in (select OFNC_CODINT from OFIC_FICHE_NC where OFNC_CODINT=15 ) AND OACL_LOGICIEL=0 )
update OFIC_DIFFUSIONACTION set ODIFA_SUP=0 where ODIFA_NUM_ACTION in (select OACL_NUM_ACTION from OFIC_ACTIONL where OACL_CODINT in (select OFNC_CODINT from OFIC_FICHE_NC where OFNC_CODINT =15 ) AND OACL_LOGICIEL=0 )
update OFIC_SIGNAT_ACTION set OSACT_SUP=0 where OSACT_SYSID_ACTION IN (SELECT OACL_NUM_ACTION FROM OFIC_ACTIONL WHERE OACL_CODINT IN (SELECT OFNC_CODINT FROM OFIC_FICHE_NC WHERE OFNC_CODINT=15 ) AND OACL_LOGICIEL=0 )
update OFIC_SIGNE_FORM set OSFO_SUP=0 where OSFO_SYSID_REF IN (SELECT OACL_NUM_ACTION FROM OFIC_ACTIONL WHERE OACL_CODINT IN (SELECT OFNC_CODINT FROM OFIC_FICHE_NC WHERE OFNC_CODINT=15 ) AND OACL_LOGICIEL=0 )
A l'issue de la bonne exécution de ces différentes commandes, votre fiche sera à nouveau accessible avec l'ensemble de ses informations associées.
3. Ajout / Suppression d'une phase dans un modèle - Fonctionnement
Les modèles de Fiches / Actions / Audits / Plans de progrès contiennent différentes phases de traitement. Les modèles peuvent évoluer dans le temps selon vos besoins que ce soit au niveau des champs présents dans les masque de saisie qu'au niveau des phases de cycle les constituant.
Vous pouvez donc à tout instant ajouter ou supprimer des phases. Le comportement de l'application est alors le suivant :
- Les fiches n'ayant pas encore passé ou ayant passé la phase supprimée ou ajoutée suivront le déroulement du nouveau cycle
- Dans le cas de la suppression d'une phase, les fiches se trouvant dans la phase en cours seront "sans phase". Charge alors aux gestionnaires de réaffecter une phase "valide" à ces fiches pour qu'elles puissent reprendre un déroulement "normal" du nouveau cycle du modèle.
4. Changement de modèle - Fonctionnement
Il est possible de changer pour une fiche (ou Action) son modèle en cours d'utilisation. Pour cela, il suffit d'avoir accès au champ "Modèle" dans le formulaire de la fiche et de lui affecter son nouveau modèle. Vous trouverez ci-dessous un logigramme synthétisant les différents cas de figure pouvant se poser.
5. Liste de choix incomplète
En utilisation (dans une fiche Action ou un Fiche de Non-conformité) la liste des éléments proposés est incomplète, cela vient alors d'un paramétrage au niveau du modèle d'action ou de fiche associé.
En effet, pour chaque étape de traitement de l'action / de la fiche, il est possible de paramétrer les listes de choix associées mises à disposition des utilisateurs.
Au niveau du modèle, 2 possibilités sont offertes :
- Case à cocher "Liste complète" activée : Tous les éléments de la liste sont alors proposés à l'utilisateur
- Case à cocher "Liste complète" non activée : Seuls les éléments cochés dans la liste sont alors proposés à l'utilisateur
Vous retouverez ces différents éléments dans la copie d'écran ci-dessous. Notez bien que ce paramétrage est à effectuer (si besoin) sur chacune des phases composant le modèle.
QALITEL audit
6. Comment sont calculées les notes des chapitres et de l'audit ?
Un questionnaire d'audit est composé de chapitres, et les chapitres de questions. Que ce soient les chapitres ou les questions il est possible de leur affecter un coefficient de pondération afin d'augmenter ou diminuer leur poids dans le calcul de la note. Par défaut tous les coefficients de pondération sont à 1.
La note d'un chapitre est calculée en faisant la moyenne de notes des questions multipliées par leur coefficient de pondération. Les questions "Non concernées" ne sont pas prise en compte dans le calcul de la note.
La note de l'audit est calculée de la même manière, calculée en faisant la mayenne des notes des chapitres avec leur coefficient de pondération.
Une autre note, "Résultat de l'audit (questions)" est également calculée. Elle correspond à la moyenne de toutes les questions multiplié par leur coefficient de pondération respectif. Dans ce calcul, les chapitres ne sont pas pris en compte.