Module d'import de données
1. Présentation
Le module d'import vous permet à partir de fichiers .CSV d'importer des données dans les applications QALITEL. Pour obtenir un fichier .CSV à partir d'un fichier .XLS ou XLSX, faites un Enregistrez sous dans Excel ou Open Office / LibreOffice et sélectionnez le format .CSV. En séparateurs, prenez le ; comme séparateur de Champ et les " comme séparateurs de Texte. Ceci est néanmoins paramétrable dans l'interface d'import comme cela sera présenté plus loin.
Accès au module d'import :
Pour les logiciels QALITEL doc, QALITEL conform, QALITEL audit et QALITEL progrès, l'accès au module d'import se fait par le menu "Outils - Base de données - Importer dans ...". Il est nécessaire de disposer du droit "Administrateur" pour accéder à ce menu.
QALITEL compar - QALITEL courrier, l'accès au module d'import se fait en entrant manuellement l'URL de lancement tel que montré ci-dessous :
http://..../app/import/import.php
ATTENTION : Ce module ayant pour finalité d'importer des données dans la base de données de l'application, il est primordial d'effectuer une sauvegarde de la base de données pour pouvoir revenir en arrière si besoin. Un import réel ne peut pas être annulé.Pour revenir à une situation antérieure, vous auvez les possibilité suivantes :
- Restaurer la sauvegarde de votre base de données (manipulation devant être faite par le service informatique - Accès au serveur nécessaire)
- Purger les données importées à partir de l'interface. Il est toutefois nécessaire d'être en mesure d'identifier les données importées par des filtres / requêtes pour pouvoir ensuite appliquer une purge. Si vous n'êtes pas en mesure d'identifier les données importées, seule la restauration d'une sauvegarde vous permettra de revenir dans l'état antérieur.
2. Mode opératoire
2.1. Les différentes étapes
Ecran d'accueil du module d'import
L'association de votre fichier .CSV se fait soit via le bouton Ouvrir un fichier d'import .CSV soit en le glissant sur la zone grisée prévue à cet effet.
Le fichier est alors transféré et ses caractéristiques affichées comme montré ci-dessous :
Aperçu du fichier .CSV à importer
Dès que le téléchargement du fichier .CSV est terminé, l'écran de configuration du fichier .CSV est proposé. Cette partie vous permet de visualiser votre fichier .CSV et d'effectuer les modifications d'import nécessaires. Vous disposez pour cela de 2 rubriques : Paramétrage et Options de séparateur.
Paramétrage :
- Retirer les guillemets :
- Encodage du fichier : Comme vous pouvez le constater sur la copie d'écran, les caractères accentués sont incorrectement retranscrits. En changeant l'encodage et en sélectionnant dans notre exemple 'Windows 1252 par Unicode UT8, les caractères accentués redeviennent corrects.
Options de séparateur : Comme cela a été évoqué précédemment lors de l'enregistrement au format .CSV de votre fichier .XLS, vous pouvez définir les séparateurs utilisés. Il vous faut alors les préciser à ce niveau pour que l'affichage des colonnes soit correct.
Vous devez une fois ces paramétrages terminés, avoir une visualisation correcte de votre fichier .CSV au sein de l'interface d'import comme montré ci-dessous :
Aperçu du fichier .CSV à importer - Présentation
Une fois le paramétrage validé, cliquez sur le bouton Valider pour passer à l'étape suivante de paramétrage de l'import.
Note : Pour que votre fichier CSV soit correctement importé, assurez vous que les 2 points ci-dessous soient satisfaits :
- La première ligne de votre fichier doit contenir les libellés des entêtes de colonnes et les données doivent commencer dès la seconde ligne
- Vous ne devez pas avoir au sein de votre fichier CSV une colonne dont l'entête est vide car le module d'import lit les entêtes et s'arrête dès qu'il en trouve une vide. Aussi vous n'auriez pas accès aux colonnes situées à droite de la colonne dont l'entête serait vide
Ecran de paramétrage de l'import
Dans la rubrique Table à importer, sélectionnez la table de l'application où seront importées vos données issues du fichier .CSV. L'action à effectuer est obligatoirement une Insertion de données.
Vous pouvez dans la rubrique Sauvegarder le modèle, opter pour une sauvegarde des paramétrages effectués jusqu'à présent et ceux effectués dans l'étape suivante (mappage / correspondance entre les champs de la table de l'application et ceux du fichier .CSV).
Cliquez ensuite sur le bouton Appliquer pour passer à la correspondance des champs.
Ecran de correspondance des colonnes
Dans ce nouvel écran, la partie gauche reprend les colonnes de votre fichier Excel et la partie droite les champs de la table principale de l'application ainsi que toutes ses tables en relation.
L'affectation des champs dans la colonne Associé avec (SQL) se fait soit en glissant la colonne de droite dans le champ vide soit en double cliquant sur la colonne à associer. Celle-ci est alors affichée dans le champ vide.
De cette manière, vous pouvez aisément faire la correspondance de vos colonnes.
Vous pouvez associer une colonne de votre fichier .CSV dans plusieurs champs de la table de l'application. Il vous suffit simplement de faire la même opération que précédemment. Le module d'import vous demandera alors si vous souhaitez remplacer ou ajouter cette correspondance.
2.2. Initialisation des champs
Un autre cas de figure peut se poser, celui de l'initialisation de champs de la table de l'application ne figurant pas dans votre fichier .CSV. Ceci se fait au niveau du tableau Initialisation de champs situé sous le tableau des colonnes à associer.
Ecran d'initialisation de champs
Affectez le champ à initialiser dans la colonne Associé avec (SQL) puis double-cliquez dans la colonne Valeur pour passer en mode saisie et entrer la valeur à initialiser.
Note : Dans le cas où vous initaliseriez un champ d'observation (mutli-lignes), vous pouvez utiliser la chaîne de caractères <br/> pour réaliser un saut de ligne. Placez ce texte où vous souhaitez dans la zone de saisie pour réaliser le saut de ligne.
2.3. Cas particuliers
Concaténation de champs
Si vous souhaitez qu'un champ QALITEL soit le résultat de la concaténation de différentes colonnes de votre fichier Excel, il vous suffit alors d'affecter alternativement ce champ aux différentes colonnes souhaitées.
Première association du champ "Code du document" à la colonne "Entête"
Seconde association du champ "Code du document" à la colonne "No" en utilisant le bouton "Ajouter"
Le résultat est que le champ "Code du document" est le résultat de la concaténation des 2 colonnes "Entête" et "No"
Dans l'exemple ci-dessus, le champ "Code du document" a été associé en premier avec le colonne "Entête" de la feuille Excel. Dans un second temps, ce même champ "Code du document" a été associé avec la colonne "No".
Le résultat sera que le champ "Code du document" sera le résultat de la concaténation de la valeur contenue dasn la colonne "Entête" et de celle contenue dans la colonne "No".
Autre type de concaténation
Il est possible de combiner la concaténation vue précédemment avec l'initalisation de champ. Pour pousuivre l'exemple ci-dessus, on pourrait vouloir que le champ "Code du document" soit lerésultat de la concaténation de la colonne "Entête" puis un caractère "-" puis de la colonne "No".
2.4. Déclenchement de l'import
Une fois la correspondance des champs réalisée, vous allez pouvoir lancer l'import de vos données. Pour cela dans la fenêtre Message s'affichant en haut à droite de l'écran, vous disposez d'un bouton Commencer l'import.
Fenêtre Message - Lancement de l'import
Un assistant vous guide alors dans les dernières étapes avant l'import réel. Le premier écran de l'assistant valide la correspondance des champs effectuée et vous signale d'éventuelles incohérences ou champs non renseignés.
Le second écran de cet assistant récapitule l'ensemble des données d'import comme montré ci-dessous :
Ecran récapitulatif de l'import
Au niveau de cet écran, vous avez la possibilité soit de faire une simulation via le bouton Lancer une simulation soit d'effectuer l'import réel Lancer l'import.
La simulation simule l'import des 100 premières lignes du fichier .CSV et vous permet de voir si le résultat est conforme. Vous pouvez ensuite déclencher l'import réel
ATTENTION : Lors d'un import réel, les données sont importées dans la table de la base de données de l'application. Aussi, si le résultat n'est pas celui escompté, la seule solution pour revenir en arrière est de restaurer une sauvegarde ou de purger les données insérées comme cela est mentionné dans la Présentation.
3. Champs Obligatoires
Selon les applications et les données importées, il est nécessaire que certaines données soient intégrées pour garantir le fonctionnement ultérieur au sein de QALITEL. Vous trouverez ci-dessous pour chaque logiciel les types de données pouvant être importées avec les champs obligatoires.
Vous disposez dans les applications d'un assistant "Initialiser les documents", "Initialiser les fiches" .... vous permettant d'affecter à un ensemble d'éléments une valeur donnée. Vous pourrez utiliser cette fonctinnalité pour compléter votre import. Assurez vous préalablement que l'iniatilisation de la donnée soit possible et que vous êtes en mesure de réaliser des filtres / Requêtes vous permettant de retrouver touis les éléments importés.
3.1. QALITEL doc
Documents - Il est obligatoire de renseigner les champ ci-dessous :
- Code du document
- Entête (si vous les utilisez)
- N° du document
- Nom du document
- Dossier
- Etat du cycle de vie
- Modèle de rattachement
3.2. QALITEL conform
Fiches de Non-Conformités - Il est obligatoire de renseigner les champ ci-dessous :
- Code de la fiche
- Entête (si vous les utilisez)
- N° de la fiche
- Dossier
- Phase de la Fiche
- Modèle de rattachement
Actions - Il est obligatoire de renseigner les champ ci-dessous :
- Code de l'action
- Entête (si vous l'utilisez)
- N° de l'action
- Code de la fiche NC de Rattachement
- Type de l'origine (0 si rattaché à une fiche de NC)
- Phase de l'Action
- Modèle de rattachement
Info : Pour les valeurs de certains champs Phase, Type de l'origine,.. se rapprocher du dictionnaire de l'application concernée accessible par le menu "Outils - Bases de données - Dictionnaire de ...")
3.3. Autres Tables (Listes) pouvant être importées
3.4. Sociétés - Il est obligatoire de renseigner les champs ci-dessous :
- Nom de la société
Personnel- Il est obligatoire de renseigner les champ ci-dessous :
- Nom de la personne