QALITEL - Création d'un nouvel Utilisateur
Dans le cas de l'arrivée d'une nouvelle personne, si vous souhaitez lui créer un compte Utilisateur, vous trouverez ci-dessous les différentes étapes à suivre :
1. Création de la personne dans la liste du Personnel
La première chose à effectuer lors de l'arrivée d'une personne dans la société est de la créer au sein de la liste du Personnel.
Pour cela, accédez au menu "Divers - Personnel" de l'application.
Faites ensuite un clic droit "Nouveau" dans la liste du Personnel et complétez le formulaire proposé. (N'oubliez pas de saisir l'adresse Email car cette information est ensuite utilisée par le module d'envoi d'EMails - G.A.E.)
2. Création du compte Utilisateur
Une fois la personne créée dans la liste du Personnel, il est alors possible de lui créer un compte Utilisateur dans l'application si l'on souhaite que cette personne puisse accéder aux interfaces QALITEL (portail ou interface de gestion).
ATTENTION : Seuls les administrateurs de QALITEL / Epistolaire peuvent créer des comptes Utilisateurs. Pour cela, accédez au menu "Outils - Paramètres Utilisateurs".
Il vous est demandé de vous authentifier à nouveau afin de garantir l'accès à l'interface de paramétrages des comptes Utilisateurs aux seuls Administrateurs.
Vous accédez alors à l'interface Administrateur. Faites ensuite une recherche du nouvel arrivant comme montré ci-dessous en rentrant son nom dans le champ de recherche puis en cliquant sur le bouton "Rechercher".
Une fois le nom de la nouvelle personne à l'écran, sélectionnez la ligne puis clioquez, glissez et déposez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez rattacher cette personne. Dans notre exemple, nous rattacherons M. DUPOND au groupe "Consultation".
Vous verrez ensuite le nom du nouvel arrivant sous son groupe de rattachement.
3. Paramétrage des données de l'utilisateur
Une fois l'utilisateur créé, vous pouvez accéder à sa fiche "Utilisateur" en cliquant sur son nom (sous son groupe de rattachement). La fenêtre centrale vous affiche alors les caractéristiques de l'utilisateur telles que son identifiant, mot de passe,...
Par défaut, lors de la création d'un utilisateur, son identifiant et son mot de passe sont le nom de famille en majuscules. Si vous souhaitez changer ses informations, saisissez les nouvelles informations dans les champs de saisie correspondants et cliquez sur le bouton "Appliquer" pour les prendre en comtpe. Il est "normal" que le champ de saisie du mot de passe soit toujours vide car il est crypté et stocké comme tel dans la base de données.
4. Envoi des paramètres de création du compte Utilisateur par Email (Module GAE)
Une fois le compte Utilisateur créé, il est immédiatement opérationnel. Il vous suffit donc de transmettre à l'intéressé ses identifiant / mot de passe ainsi que le lien de connexion à l'application. Si vous disposez du module G.A.E. d'envoi d'Emails (Générateur Automatique d'Emails), vous pouvez alors paramétrer un modèle d'EMails pour l'envoi automatique d'un EMail lors de la création d'un nouveau comtpe Utilisateur.
Ceci vous permet d'automatiser cette opération.
5. Cas particulier du LDAP
Dans le cas où votre liste du Personnel est synchronisée avec votre annuaire LDAP, l'ajout du nouvel arrivant dans la liste du Personnel se fera alors automatiquement. Vous n'aurez alors plus qu'à mettre en oeuvre l'étape N°2 pour la création du compte Utilisateur QALITEL. Ensuite, selon les options activées dans l'onglet "LDAP" des Préférences, les 2 cas de figure suivants pourront se présenter :
5.1. Authentification LDAP
Si cette option est activée, alors la gestion de l'identifiant et du mot de passe est faite par l'annuaire LDAP. L'utilisateur devra alors se conencter à l'applicartion avec ses identifiants "Windows".
5.2. Authentification ActiveDirectory
Si cette option est activée, alors une fois connecté sous sa session Windows, l'utilisateur accédera automatiquement à l'appllicaiton sans nécessité de saisir ses identifiants.