Questions fréquentes - QALITEL doc

1.  Est-il possible de créer des liens hypertexte dans les documents

Il est en effet possible de créer des liens hypertexte permettant d'appeler un document à partir d'un autre. Pour cela, pointez-vous dans QALITEL doc sur le document que vous souhaitez appeler. Dans la fiche Descriptif de ce document, sur la ligne indiquant le Code du document, vous trouverez un lien hypertexte. Copiez ce lien pour le coller dans votre document Word. Ainsi, les utilisateurs ouvrant ce document pourront cliquer sur le lien qui leur ouvrira alors le document placé dans le lien hypertexte.

2. Comment donner accès au logiciel à un auditeur

Le portail documentaire ou l'accès avec un profil Utilisateur permet à un utilisateur de visualiser les documents publics ou les documents qui lui ont été nominativement diffusés. Aussi, un auditeur ne peut utiliser le portail documentaire pour auditer toute ou partie du système documentaire. Il est donc nécessaire de créer un compte Utilisateur Gestionnaire. Pour cela, procédez de la manière suivante :

1. Créer dans la liste du personnel de QALITEL doc (menu Divers - Personnel) votre auditeur ou une personne générique telle que Auditeur.
2. Accédez à l'environnement de paramétrage des comptes utilisateurs (menu Outils - Paramètres utilisateurs). Créez un nouveau groupe d'Utilisateurs. Dans la rubrique Habilitation, laissez uniquement cochée la case Gestionnaire de QALITEL doc. Dans la rubrique Démarrage, sélectionnez l'option de démarrage Gestion puis cochez les cases Barre de navigation, Dossiers - Données et Descriptif.
3. Si vous disposez de dossiers confidentiels, pensez à décocher les cases correspondantes dans l'arborescence des dossiers
4. A l'issue de l'intervention de l'auditeur, vous pourrez alors revenir dans cet environnement, vous positionner sur son nom et cocher la case Suspendre le compte. Cela vous permet d'éviter toute reconnexion intempestive sous ce profil et lors de l'audit suivant, vous n'aurez plus qu'à revenir décocher cette case pour rendre le profil à nouveau actif.

3. Dupliquer une liste de diffusion sur un nouvel arrivant

Dans le cas où une nouvelle personne intègre votre société, vous pouvez via une option de duplication, lui affecter rapidement la même liste de diffusion que celle d'une personne existante. Pour cela, suivez le mode opératoire suivant :

1. Créer la nouvelle personne dans la liste du Personnel de QALITEL doc (Pensez également à lui créer son compte Utilisateur).
2. Accédez à l'environnement Diffusion puis cliquez sur le bouton Diffusion par Personne.
3. Placez vous sur la personne disposant de la liste de diffusion à dupliquer puis faites un clic droit Dupliquer sur cette personne.
4. Vous accédez alors à une fenêtre vous permettant de choisir la personne cible (le nouvel arrivant).
5. Une fois la duplication effectuée, vous disposez de l'assistant Initialiser la liste de diffusion pour mettre à jour les dates de diffusion du nouvel arrivant. Pour cela, toujours dans l'environnement Diffusion avec la fenêtre Diffusion par personne, placez-vous sur le nouvel arrivant. Ensuite sur la fenêtre de droite où se trouve les diffusions de cette personne, faites un clic droit initialiser la liste de diffusion. Un assistant vous est proposé au sein duquel vous allez pouvoir saisir les différentes dates liées à la diffusion. ATTENTION Assurez-vous d'être bien positionné sur la personne considérée sous peine de réinitialiser une mauvaise liste de diffusion. Il est souhaitable avant d'utiliser cette fonctionnalité d'effectuer une sauvegarde de votre base de données. IMPORTANT : La mise à disposition des documents diffusés dans l'interface de l'utilisateur dépend de la date de diffusion qui doit être atteinte ou dépassée sinon les documents ne sont pas visibles par l'utilisateur. 

4. Erreur d'ouverture d'un document : "Il n'y a pas de fichier protégé associé à ce document"

Cette erreur se produit quand un utilisateur essaie d'ouvrir un document au travers de l'interface de gestion ou du portail. Lors de la demande d'ouverture d'un document par l'utilisateur,

Dans le cas d'un document dont la modalité de diffusion est "Publique", QALITEL doc essaie d'abord d'ouvrir le document protégé s'il y en a un de paramétré sinon il tente d'ouvrir le fichier de référence. Dans ce cas de figure, l'erreur ne doit pas se produire car QALITEL doc n'essaie pas d'ouvrir le fichier protégé si aucun fichier n'a été associé dans la rubrique "Fichier protégé" de la fiche document.

Dans le cas où le document est associé à une liste de diffusion, alors QALITEL doc regarde pour l'utilisateur concerné le paramétrage du "Mode de visualisation" dans la fiche diffusion. Si ce dernier est "Fichier protégé" alors il est nécessaire que soit paramétré le fichier dans la rubrique "Fichier protégé" de la fiche document.

En résumé, deux causes sont possibles : 

1°) Il n'y a pas de fichier paramétré dans la rubrique "Fichier protégé"

Dans ce cas, il vous suffit d'associer un fichier sur la ligne "Fichier protégé".

2°) Le fichier protégé est paramétré. Mode de visualisation

L'ouverture (ou la tentative d'ouverture) du fichier protégé vient du paramétrage de la diffusion.

Si dans le mode de visualisation vous avez "Fichier protégé" alors il est nécessaire de disposer dans  la rubrique "Fichier protégé" de la fiche document d'un fichier associé (Cf paragraphe N°1° ci-dessus).

Si vous n'avez pas nécessairement de fichier protégé pour vos documents, vous pouvez opter pour l'option "Fichier protégé ou ficher de référence". Dans ce cas, QALITEL doc essiera d'ouvrir le fichier protégé s'il en trouve un sinon il ouvrira le fichier de référence.

5. Suppression d'un document par erreur - Restitution

Dans le cas de la suppression d'un document par erreur, il est possible via quelques manipulations de restituer les informations supprimées (en dehors de la restauration d'une sauvegarde). 

Restitution d'une sauvegarde : Dans le cas d'une suppression d'un ou de plusieurs documents, la solution la plus sûre est de remonter la dernière sauvegarde. Toutefois, il faut prendre en compte le travail fourni par les utilisateurs entre ce moment et la date de votre dernière sauvegarde. Si le travail fourni est conséquent et que la remontée de la dernière sauvegarde s'avère trop pénalisante pour les utilisateurs, il est alors possible de remonter spécifiquement les données supprimées, mode opératoire qui est détaillé ci-dessous dans ce chapitre.

5.1. Remontée des informations supprimées

Dans le cas où l'option de la restitution d'une sauvegarde n'est pas retenu, vous pouvez alors procéder à la restitution du document supprimé ainsi que de toutes les informations associées qui ont été également supprimées (liste de diffusion , cycle de vie, liaisons Père-Fils,...).

Les commandes SQL décrites ci-dessous doivent être exécutées par une personne du service informatique au sein de la console d'aministration de la base de données.

5.2. Sauvegarde de votre base de données

Avant d'effectuer les manipulations décrites ci-dessous, vous devez réaliser une sauvegarde de votre base de données soit en utilisant l'utilitaire de sauvegarde de la console d'administration de votre base de données soit à partir du logiciel par le menu "Fichier - Sauvegarde CSV".

5.3. Identification du document supprimé

Chaque enregistrement dans la base de données est identifié par un N° unique que nous appelerons SYSID. Il convient donc dans un premier temps d'identifier le SYSID du document supprimé.

Pour cela, vous pouvez effectuer dans la console d'administration de votre base de données la requête suivante (remplacez évidemment le texte "code_de_votre_document_supprime" par toute ou partie du code du document supprimé en faisant attention de ne pas omettre les espaces et autres caractères) : 

SELECT *  FROM DFIC_DOCUMENT WHERE DDOC_CODE_DOCUMENT like '%code_de_votre_document_supprime%'

Relevez alors la valeur du champ DDOC_SYSID

(Dans les exemples de requêtes ci-dessous, nous lui donnerons à titre d'exemple la valeur 15)

update DFIC_DOCUMENT set DDOC_SUP=0 WHERE DDOC_SYSID=15
update DFIC_CYCLEDOC set DCYD_SUP=0 WHERE DCYD_SYSID_DOCUMENT =15
update DFIC_DIFFUSION set DDIF_SUP=0 WHERE DDIF_SYSID_DOCUMENT =15
update DFIC_JOURDOC set DJDO_SUP=0 WHERE DJDO_SYSID_DOCUMENT=15
update DFIC_LIAISON set DLIA_SUP=0 WHERE DLIA_SYSID_PERE=15
update DFIC_LIAISON set DLIA_SUP=0 WHERE DLIA_SYSID_FILS=15
update DFIC_MOT_CLE set DCLE_SUP=0 WHERE DCLE_SYSID_DOCUMENT=15
update DFIC_ORIDOC set DORD_SUP=0 WHERE DORD_SYSID_DOCUMENT=15
update DFIC_RESPDOC set DRED_SUP=0 WHERE DRED_SYSID_DOCUMENT =15

A l'issue de la bonne exécution de ces différentes commandes, votre document sera à nouveau accessible avec l'ensemble de ses  informations associées.

6. Suppression de diffusions par erreur - Restitution

Dans le cas de figure d'une purge intempestive ;-) de diffusions, la restauration des données supprimées peut s'effectuer avec la requête suivante : 

(Restauration de toutes les diffusions supprimées depuis le 30 Mars 2024)

update DFIC_DIFFUSION set DDIF_SUP=0  WHERE DDIF_SUP=1 AND DATEDIFF(DDIF_SDTE_MODIF,'20240329') > 0

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