QALITEL doc FullWeb vs QALITEL doc Windows
- 1. Principes de base
- 2. Les + techniques
- 3. Tableau de bord : Portail - Interface de Gestion
- 4. Pyramide documentaire
- 5. Cycle de vie - Transfert pour application
- 6. Connexion LDAP - Active Directory - Connexion SSO
- 7. Sécurité avancée
- 8. Signature électronique
- 9. Traduction
- 10. Stockage des documents
- 11. Accès - Modes de lancement
- 12. Confidentialité
- 13. Impressions
- 14. Envoi d'Emails à partir de l'application
- 15. Codification des documents
- 16. Journal des connexions
- 17. Gestion des enregistrements (Module complémentaire)
- 18. Générateur Automatique d'Emails (Module complémentaire)
- 19. Portail documentaire
- 20. Plannings
Les aspects techniques
1. Principes de base
- L'application est installée sur votre serveur et fonctionne de manière totalement interne tout comme la version Windows sur votre réseau local.
- Aucune connexion externe (Internet) n'est requise
- Fonctionne sous tous les environnements Clients et Serveurs : Windows, Linux et Mac.
2. Les + techniques
- Possibilité de connexion extérieure (si activée).
Les améliorations fonctionnelles
Vous trouverez ci-dessous la liste des principales évolutions fonctionnelles de la version FullWeb.
3. Tableau de bord : Portail - Interface de Gestion
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Tableau de bord du portail documentaire |
Tableau de bord de l'interface de gestion |
Le tableau de bord est une nouveauté majeure permettant d'apporter immédiatement l'information pertinente tant au niveau des gestionnaires que des utilisateurs. Chaque branche du tableau de bord reprend les thématiques principales du système documentaire. Chaque utilisateur dispose ainsi des éléments mis à sa disposition et des éventuels retards le concernant.
Le tableau de bord mis à disposition des Utilisateurs au sein du portail documentaire est paramétrable par les Administrateurs de QALITEL doc pour afficher plus ou moins d'informations selon les besoins. Le nombre de branches du tableau de bord peut ainsi être restreint.
4. Pyramide documentaire
Le principe des liaisons Père-Fils a été conservé mais la représentation graphique considérablement améliorée. Une pyramide documentaire est disponible en affichage. L'ouverture des documents est possible à partir de ce graphique tenant compte bien entendu des habilitations et autres confidentialités applicables à l'utilisateur. Le graphique est imprimable ou exportable sous forme d'image.
Sur option des Administrateurs de QALITEL doc, il est possible de mettre à disposition des Utilisateurs la pyramide à partir du portail documentaire.
5. Cycle de vie - Transfert pour application
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Les fonctionnalités de gestion des cycles de vie ont été étendues. Il est notamment possible de retourner un document à la phase du cycle souhaitée, dans la version Windows, le retour se faisait nécessairement à l'étape suivante. L'étape de Transfert pour application a été simplifiée et le processus d'archivage automatisé.
6. Connexion LDAP - Active Directory - Connexion SSO
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Ecran de paramétrage de la connexion LDAP |
Interface de fusion des personnes |
Il est possible de connecter QALITEL doc à votre annuaire LDAP afin de synchroniser la liste du personnel de l'application avec votre annuaire. Une synchronisation périodique ou ponctuelle est possible permettant de maintenir à jour cette liste du personnel. Sous environnement Windows, une authentification ActiveDirectory (SSO) est également possible. L'entrée dans l'application QALITEL doc ne nécessite plus d'authentification de la part de l'utilisateur.
Une interface de fusion vous permet de "transférer" aisément les données associées aux personnes créées dans la version Windows de QALITEL doc vers les personnes importées de l'annuaire LDAP.
7. Sécurité avancée
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De manière à répondre aux contraintes de sécurité de certains environnements (normes - exigences clients - ...), de nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées. Il est par exemple possible de demander le changement périodique du mot de passe des utilisateurs et gestionnaires, d'exiger un degré de complexité dans la définition du mot de passe, de bloquer le compte après un certain nombre de tentatives de connexion infructueuses, ... |
8. Signature électronique
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De façon optionnelle, vous pouvez activer la signature électronique renforcée dont le but est notamment de vous mettre en conformité avec les exigences de la norme CFR 21 part I. Chaque validation d'un évènement (dans le cadre du cycle de vie ou de la validation d'AR de diffusion affichera un écran de saisie du login et du mot de passe utilisateur. Ainsi vous aurez l'assurance que seul l'utilisateur habilité aura signé l'évènement.
La traçabilité des signatures électroniques est affichable au sein de l'application. Ces données sont enregistrées automatiquement par QALITEL doc et sont bien évidemment NON modifiables par quiconque (y compris les administrateurs).
9. Traduction
L'application QALITEL doc est fournie en langue française et anglaise. Il est possible de traduire l'interface dans d'autres langues ou bien de créer sa propre langue métier / entreprise pour personnaliser l'interface à son propre vocabulaire. Pour cela, QALITEL doc intègre un module de traduction vous permettant de créer vos propres langues et de traduire les libellés souhaités de l'interface. Vous avez ensuite la possibilité de laisser le choix de la langue aux utilisateurs ou au contraire de leur imposer une langue spécifique.
10. Stockage des documents
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L'application QALITEL doc FullWeb se comporte exactement comme un site Web. Aussi, tous les fichiers rattachés aux documents paramétrés seront physiquement stockés sur le serveur Web et ne pourront être disponibles qu'en passant par QALITEL doc. La notion de document encapsulé disparait donc car la sécurisation d'accès au disque contenant les fichiers est assurée par le mode d'installation et de fonctionnement même du serveur Web. Cet aspect technique simplifie considérablement les aspects liés aux fichiers tels qu'ils existent dans la version Windows. De plus, il est possible d'associer à chaque document un fichier protégé (qui serait la version PDF du document) qui pourra alors, en fonction des paramétrages réalisés, être mis à disposition des utilisateurs lors des consultations. |
11. Accès - Modes de lancement
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Le lancement de QALITEL doc se fait avec le même lien pour tous les utilisateurs, qu'ils soient Administrateurs, Gestionnaires ou Utilisateurs. En fonction du profil de l'utilisateur connecté, l'interface disposera de plus ou moins d'informations et mettra à disposition les fonctionnalités correspondantes aux habilitations définies pour l'utilisateur. Il est également possible de définir au niveau du paramétrage des comptes Utilisateurs le mode d'accès des utilisateurs (interface de gestion ou portail documentaire) ainsi que les fenêtres présentes dans l'interface. |
12. Confidentialité
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Un niveau d'accès aux documents a été ajouté. La mise à disposition des documents peut se faire soit via le statut Public soit via une liste de diffusion (diffusion maîtrisée). L'accès au fond documentaire permet aux utilisateurs d'avoir la vision de l'ensemble des documents disponibles dans la base de données. La notion de confidentialité permet d'exclure de cette vision globale certains documents à caractère confidentiel. |
13. Impressions
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Des modèles d'impression (reports) sont disponibles et entièrement personnalisables. Tous les champs de saisie de l'application peuvent être utilisés dans les impressions. De nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées par rapport au moteur d'impression Windows. Possibilité de faire des tableaux imbriqués, d'intégrer des tris par colonne,... De nombreux modèles d'impression sont fournis à titre d'exemple. |
14. Envoi d'Emails à partir de l'application
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Il est possible d'envoyer des Emails directement à partir de l'application notamment lorsque l'on est positionné sur une personne du cycle de vie ou sur la diffusion d'un document. Un formulaire d'envoi d'Email pré-renseigné vous est alors proposé vous permettant de compléter librement le corps du message. |
15. Codification des documents
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Lors de la migration de la version Windows de QALITEL doc vers la version FullWeb, tous les documents avec leur codification sont repris en l'état. Toutefois, la version FullWeb vous offre dorénavant un autre système de codification via l'utilisation de la notion d'entête. Vous pourrez toujours saisir librement le code de vos nouveaux documents ou vous appuyer sur les entêtes (préfixes) qui vous permettent de fixer un préfixe qui sera ensuite compléter par une codification autoincrémentée par QALITEL doc (sur laquelle vous aurez toujours la main si besoin). |
16. Journal des connexions
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Un journal des connexions est disponible pour les Administrateurs permettant de consulter l'historique des connexions ainsi que les connexions en cours. La possibilité de déconnecter un utilisateur via cette interface est possible notamment pour une gestion optimisée des licences utilisateurs. |
17. Gestion des enregistrements (Module complémentaire)
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Le module de gestion des enregistrements de la version Windows a été transposé et amélioré dans la version FullWeb. Intégrés au tableau de bord, les enregistrements sont consultables et administrables tant par les gestionnaires que par les utilisateurs. Des habilitations spécifiques vous permettent de contrôler la mise à disposition et les droits des différents intervenants. Une gestion des enregistrements périmés est intégrée au tableau de bord. |
18. Générateur Automatique d'Emails (Module complémentaire)
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Ce module fonctionne de manière indépendante de l'application. Il se déclenche périodiquement, scrute la base de données de QALITEL doc et selon les types d'Emails paramétrés, envoie les Emails aux utilisateurs pour les informer ou les relancer sur les événements du système documentaire. Pour plus de détails, vous pouvez vous reporter à cette présentation ou à ce didacticiel. De très nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées à la version Windows du module de relance par Email (son précurseur). |
19. Portail documentaire
Une interface dédiée aux utilisateurs se rapprochant des moteurs de recherche Internet permet aux utilisateurs (sans aucune formation préalable) d'accéder immédiatement à leurs documents. La recherche par mots clés, gérée naturellement par QALITEL doc sans aucun paramétrage spécifique, garantit la pertinence des résultats trouvés. Parmi les nombreuses fonctionnalités du portail, paramétrables par l'Administrateur, vous trouverez notamment :
- Intégration de votre logo
- Prévislualisation des documents
- Affichage du tableau de bord de l'utilisateur (accès direct aux Accusés de réception à valider, aux documents à rédiger, vérifier,...)
- Affichage d'un indicateur graphique
- Différents champs de recherche multi-critères
- ....
Animation flash de Présentation du portail
20. Plannings
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Vous disposez de plannings graphiques pour les cycles de vie et le suivi des archives. Ces plannings peuvent être représentés sur un mois ou sur une période que vous spécifiez. Les graphiques générés peuvent ensuite être copiés pour être intégrés dans vos documents bureautiques classiques. |