Processus d'ouverture des documents
Le processus d'ouverture des documents s'appuie sur les paramétrages effectués dans la rubrique "Consultation des documents" des Préférences de QALITEL doc. Vous trouverez ci-dessous le détail des différentes options de cette rubrique.
Ecran "Préférences" - Rubrique "Consultation des Documents"
Interdire l'ouverture des documents par les utilisateurs non connectés à QALITEL doc : Cette option s'applique aux liens d'accès aux documents pouvant être intégrés aux fichiers, Emails, rapports d'impression,...
Utiliser le visualiseur interne (PDF, Images,...) : Cette option permet de visualiser directement les fichiers PDF au sein du portail documentaire en utilisant le visualiseur de fichiers PDF, Images intégré à QALITEL doc. Si cette option n'est pas activée, l'ouverture des documents sera laissée au navigateur.
L’activation de cette option donne accès à des paramétrages complémentaires :
Autoriser l’impression des documents PDF
Autoriser le téléchargement des documents PDF
Autoriser la copie du texte dans les documents PDF
Visualisation au sein de QALITEL doc des documents PDF
Utiliser Office Online pour visualiser les documents Office :
Cette option ne concerne que les documents Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint). Elle permet une pré-visualisation des documents Office dans le portail documentaire (Onglet « Aperçu ») et ouvre les documents Office au sein des viewers (visualiseurs) en ligne de Microsoft. Cela ne nécessite donc pas aux utilisateurs de disposer de Word, Excel ou PowerPoint sur leur poste pour consulter ces documents. Pour la consultation / affichage des documents, ceux-ci sont envoyés sur le site de Microsoft pour être affichés par les visualiseurs de Microsoft.
Nous attirons votre attention sur le fait que les documents sont téléchargés sur le site de Microsoft pour y être ensuite ouverts.
cNe pas utiliser la configuration par défaut pour les documents Office
Cette option n’est accessible que si l’option « Utiliser Office Online pour visualiser les documents Office » est activée.
Comme mentionné précédemment, le document est téléchargé chez Microsoft par le visualiseur en ligne pour être ensuite affiché à l’utilisateur.
La configuration par défaut correspond à l’adresse (URL) que vous avez dans la barre d’adresse de votre navigateur (Par ex. : http://srv-scoqi/qdoc/….). Si cette adresse est locale à votre réseau interne (et donc non visible de l’extérieur) alors les documents Office ne pourront pas être visualisés par les visualiseurs d’Office en ligne.
Vous devrez donc effectuer le paramétrage présenté après (« Lien d’accès externe à votre serveur pour Office Online ») pour permettre l’accès aux documents à Microsoft.
Si votre adresse (URL) est déjà une adresse externe (Par ex. : https://demo.scoqi.fr/qdoc/….), le paramétrage par défaut est suffisant.
Ne pas utiliser la configuration par défaut pour les documents Office : Cette option dépend de la précédente ("Utiliser Office Online pour visualiser les documents Office") et n'est donc active que si vous avez activé l'option. Comme mentionné précédemment, le document est téléchargé chez Microsoft par le viewer en ligne pour être ensuite affiché à l'utilisateur. Cela nécessite donc que QALITEL doc soit visible / accessible de l'extérieur. Le paramétrage par défaut correspond à l'adresse URL que vous avez dans la barre d'adresse de votre navigateur quand vous lancez QALITEL doc. Si cette adresse est locale à votre réseau interne, alors les documents office ne pourront être visualisés par Office Online. Vous devrez donc effectuer le paramétrage de la ligne ci-dessous pour permettre l'accès au document à Microsoft. Sinon, si votre adresse URL est déjà une adresse externe, le paramétrage par défaut est suffisant. Vous pouvez tester votre configuration avec le bouton "Tester".
Lien d'accès externe de votre serveur pour Office Online : Dans le cas où l'adresse de lancement de QALITEL doc utilisée est une adresse interne (réseau local), il est alors nécessaire de configurer ce champ pour spécifier l'adresse utilisable de l'extérieur pour accéder à QALITEL doc. Le paramétrage sera alors de la forme : http://votre-site.fr/qdoc Rapprochez vous de votre service informatique pour ces paramétrages. Vous pouvez ensuite tester votre configuration avec le bouton "Tester".
Taille maximum pour utiliser Office Online (Mo) : Comme mentionné précédemment, la visualisation de documents Office Online dépend de restrictions fixées par Microsoft en termes de taille et/ou de temps de téléchargement selon les formats de fichiers (.docx, .xlsx,...). Au niveau de QALITEL doc, si le document Office ne peut être visualisé par le visualiseur Online de Microsoft alors un message d'erreur sera affiché à l'utilisateur. De manoère à éviter cela, vous pouvez configurer à ce niveau la taille maximale (par exemple 9Mo) au delà de laquelle QALITEL doc n'essaiera pas de faire prévisualiser le document par Microsoft et n'affichera pas l'onglet de prévisualisation dans le portail uniquement pour le document concerné.
Utiliser SCOQI Office Online pour visualiser les documents Office
Cette option est similaire à la précédente sauf que :
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- cela utilise une suite Office hébergée sur les serveurs gérés par SCOQI. Vos documents sont alors envoyés sur les serveurs SCOQI pour traitement et non chez Microsoft
- il n'y a plus de contrainte de taille
- de très nombreux formats de documents sont pris en charge
- possibilité avec les versions Pro et Premimum de QALITEL doc de faire de l'édition en ligne des documents
L’activation de cette option vous donne accès à des fonctionnalités complémentaires :
Autoriser l’impression des documents Office
Autoriser le téléchargement des documents Office
Visualisation au sein de QALITEL doc de documents PowerPoint
Visualisation au sein de QALITEL doc de documents Word
Visualisation au sein de QALITEL doc de documents Excel
Tous les formats de documents Microsoft Office, Libre Office, Open Office, RTF,... sont pris en charge et visualisables directement au sein de QALITEL doc
Ouvrir le visualiseur dans un onglet externe : Plusieurs cas de figure se présentent.
Cette option n'est pas activée :
- Si vous avez activé les options liées aux visualiseurs (visualiseur interne ou visualiseurs Online) : l'affichage des documents se fait au sein du portail, "par dessus" l'affichage du portail
- Si vous n'avez pas activé les options liées aux visualiseurs (visualiseur interne ou visualiseurs Online) : les documents sont téléchargés. Selon les navigateurs et leurs paramétrages, le document téléchargé apparaîtra en bas du navigateur ou bien une fenêtre de choix (Ouvrir - Télécharger) sera proposée.
Cette option est activée :
- Si vous avez activé les options liées aux visualiseurs (visualiseur interne ou visualiseurs Online) : l'affichage des documents se fait dans un nouvel onglet de votre navigateur.
- Si vous n'avez pas activé les options liées aux visualiseurs (visualiseur interne ou visualiseurs Online) : les documents sont téléchargés. Selon les navigateurs et leurs paramétrages, le document téléchargé apparaîtra en bas du navigateur ou bien une fenêtre de choix (Ouvrir - Télécharger) sera proposée.
Pour les versions pro et Premium de QALITEL doc, l'utilisation de SCOQI Office permet une modification en ligne des documents ainsi qu'une modification à plusieurs utilisateurs simultanément.
L'éditeur SCOQI Office avec toutes ses fonctionnalités d'édition est proposé contextuellement (selon le statut du document) et dans le paramétrage des Templates (modèles de documents)
Ainsi à partir du portail Utilisateur, le rédacteur peut rédiger en ligne son document :
Rédaction en ligne des documents au travers de l'interface SCOQI Office
Cacher l'onglet de prévisualisation du document : Cette option permet de cacher systématiquement l'onglet de prévisualisation ce qui peut correspondre au cas seuls des documents Office sont consultables par les Utilisateurs et que l'option visualisation via le visualiseur d'Office Online n'est pas activée. Cet onglet n'aurait alors aucune utilité.
Autorise le lien direct pour ouvrir les documents : Comme mentionné dans la première option, il est possible d'ouvrir les documents en utilisant un lien direct posé dans les fichiers, les rapports d'impressions, les Emails ou autres. Cette option permet donc d'interdire systématiquement l'utilisation de tels liens.
Autorise la génération des PDF en utilisant le serveur SCOQI (cloud) : Cette option vous permet de générer directement à partir de QALITEL doc vos fichiers PDF. Dans le fonctionnement « standard », la génération des fichiers PDF se font sur les serveurs SCOQI. Aussi vos documents « sortent » pour être convertis en PDF sur un serveur externe SCOQI. Si pour des raisons de confidentialité vous ne voulez pas que vos documents sortent de votre site, contactez votre interlocuteur commercial SCOQI pour une installation locale de ce module de conversion PDF