Insertion des métadonnées dans les documents
Fonctionnalité disponible à partir de la version Pro de QALITELdoc
Cette fonctionnalité d'insertion de métadonnées au sein de vos documents Office permet de mettre à jour de manière automatique des champs de fusions, placés dans vos documents, avec les données saisies / gérées dans QALITEL doc.
Toutes les données gérées par QALITEL doc sont des métadonnées intégrables aux documents. Parmi celles-ci vous trouverez : Le code du document, le nom du document, l'indice de révision, la date d'application,,...
Mais vous avez aussi la possibilité d'intégrer des tableaux ce qui vous permet alors d'insérer dans vos documents : La liste de diffusion, le workflow suivi par le document, son historique,...
Les formats de documents pris en charge par cette fonctionnalité sont les suivants :
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- Documents Microsoft Word : .DOCX, .DOCM, .DOTX, .DOTM
- Documents Microsoft Excel : .XLSX, .XLSM, .XLTX, .XLTM
- Documents Microsoft PowerPoint : .PPTX, .PPTM, .PPSX, .PPSM, .POTX, .POTM
- Documents OpenOffice Writer : .ODT, .OTT, .FODT
- Documents OpenOffice Calc : .ODS, .OTS, .ODP, .FODS
- Documents OpenOffice Impress : .OTP, .ODG, .FODP
Limitation : L'insertion de tableaux de métadonnées n'est possible que dans les documents Microsoft Word et OpenOffice Writer
1. Principe de fonctionnement
L'utilisation de métadonnées consiste à placer au sein de vos documents Office des champs de fusion. Ensuite, lors de l'ouverture des documents, ces champs de fusion seront remplacés par la valeur correspondante stockée dans QALITEL doc.
Pied de page d'un document avec les métadonnées
Pied de page d'un document avec les valeurs (métadonnées remplacées)
Au sein de QALITEL doc, vous disposez de 3 fichiers rattachés à la fiche Document :
- Document Original : Document contenant les métadonnées (accessible par les Gestionnaires et les rédacteurs)
- Document de référence : Document affiché à l'utilisateur où les métadonnées sont remplacées par leurs valeurs effectives
- Document protégé : Typiquement une version PDF du document de référence
Dans le cas où cette fonctionnalité n'est pas activée, QALITEL doc gérera de manière classique les 2 documents : Document de référence et Document protégé.
2. Activation de la fonctionnalité
L'utilisation des métadonnées est activable :
- au niveau du modèle de document
- au niveau de la fiche document
2.1. Au niveau du modèle de document
Vous trouverez le champ "Utiliser les métadonnées" dans la rubrique "Document" de votre modèle. Selon le même principe que les autres champs de la fiche document, vous pourrez initialiser la valeur, cacher le champ, le rendre modifiable par l'utilisateur,...
Le paramétrage effectué à ce niveau conditionnera bien entendu les possibilités offertes à l'utilisateur lors de la création d'un document s'appuyant sur ce modèle comme décrit ci-dessous.
2.2. Au niveau de la fiche document
Selon le paramétrage efféctué dans le modèle de document, l'utilisateur pourra disposer de l'option des métadonnées comme montré ci-dessous :
3. Paramétrage des métadonnées
Au niveau de la fiche document, l'utilisateur dispose par le bouton "Liste des metadonnées" d'un écran lui permettant de récupérer les codes de champs à intégrer dans son document. La liste des métadonnées se présente dans l'écran ci-dessous :
L'arborescence présente dans l'écran précédent vous permet de circuler pour trouver les champ que vous souhaitez intégrer au sein de votre document. Une fois le champ sélectionné, vous trouvez en bas de l'écran le code de champ de fusion à copier puis à coller dans votre document.
Vous avez aussi la possibilité de créer des tableaux pour afficher par exemple la liste de diffusion du document, son historique,... comme présenté ci-dessous :
4. Consultation du document
Dans le cas où les métadonnées ont été activées, QALIETL doc va alors gérer 2 documents :
- Le document original contenant les champs de fusion non remplacés
- Le document de référence contenant les champs de fusion remplacés avec les données issues de QALITEL doc
Aussi, l'accès au document Original (document avec les champs de fusion) est réservé exclusivement aux Gestionnaires et aux rédacteurs (personnes du cycle de vie ayant le droit de modificaiton du document). Le fichier de référence est réservé aux autres utilisateurs. Ces derniers ne verront jamais les champs de fusion, paramétrage totalement transperent pour eux.
Le fichier protégé sera à générer à partir du fichier de référence pour disposer des valeurs et non des champs de fusion.
5. Exemples de tableaux de métadonnées pouvant être intégrés dans les documents Office
5.1. Liste de diffusion
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Nom |
Date diffusion |
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/I/-J26/1048/ // /L/-J26-J1/C60/Personnel.Personne.Nom.Complet// |
/L/-J26/1046/Diffusion.Diffusion.Date.Diffusion// |
5.2. Cycle de vie
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Phase |
Responsable |
Date de réalisation |
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/I/-J6/1084/ // /O/-J6/1168/ // /L/-J6-J36-J14/1071/ // |
/L/-J6-J5/C60/Personnel.Personne.Nom.Complet// |
/L/-J6/1085/CycleVie.Responsable.Date.Fin.Réalisation// |
Dans le cas où vous avez des phases de retours dans vos cycles de vie, celles-ci seront affcihées dans le tableau ci-dessous. Si vous ne souhaitez faire figurer que les phases ayant été validées, intégrez le champ de reuqête suivant : /R/-J36/DCYD_DRP_ANNULER=0/ //
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Phase |
Responsable |
Date de réalisation |
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/R/-J36/DCYD_DRP_ANNULER=0/ // /I/-J6/1084/ // /O/-J6/1168/ // /L/-J6-J36-J14/1071/ // |
/L/-J6-J5/C60/Personnel.Personne.Nom.Complet// |
/L/-J6/1085/CycleVie.Responsable.Date.Fin.Réalisation// |
5.3. Historique du document
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Objet |
Indice |
Date d’application |
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/I/-J61/1117/ // /L/-J61-J59/1019/Motif.Modification.Motif.Modification.Libellé// |
/L/-J61/1112/Révision.Document.indice// |
/L/-J61/1128/Révision.Document.Date.Application// |
5.4. Liste des Annexes
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Nom du fichier Annexe |
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/L/-J100/9/Fichiers annexes.Nom du fichier associé// |
6. Exemple de document paramétré (Procédure type)
A titre d'exemple, vous pouvez télécharger à partir de ce lien une procédure type contenant des métadonnées. Vous pouvez paramétrer ce document dans les "Templates" de QALITEL doc.