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Modes opératoires

Modes opératoires - QALITEL doc

1. Portail documentaire - Personnalisation

Le portail documentaire de QALITEL doc s'appuie sur des feuilles de style, ce qui en rend sa personnalisation possible. Vous pouvez ainsi créer vos propres styles qui seront alors proposés dans la liste des styles disponibles à partir du portail.

1.1. Préparation pour la personnalisation des styles

De manière à ne pas impacter les styles fournis par défaut, les styles que vous serez amené à créer seront localisés dans un répertoire spécifique. Vous devez donc créer un répertoire /app/themes_utilisateur/portail_css.

Ce répertoire contiendra vos feuilles de style ainsi que vos images. Tous vos fichiers doivent être stockés dans ce répertoire sans sous-répertoires. Assurez-vous que les droits correspondants sont bien affectés à ce répertoire pour que l'application Web puisse y accéder.

Le plus simple pour créer votre propre style est de dupliquer l'une des feuilles de style SCOQI fournies. Vous les trouverez dans le répertoire /app/themes/portail_standard/scoqi/. Suivez alors les étapes suivantes :

* Copiez l'un des fichiers .CSS s'y trouvant
* Collez le dans votre répertoire /app/themes_utilisateur/portail_css.
* Renommez ensuite le fichier .CSS copié. Le nom du fichier .CSS est le libellé qui vous sera proposé dans le menu Style du portail documentaire.

1.2. Personnalisation de la feuille de style

Une fois votre feuille de style créée, il ne nous reste plus qu'à la personnaliser. Vous trouverez ci-dessous le descriptif des principaux sélecteurs :

body
Caractéristiques globales par défaut du portail et notamment la couleur et l'image de fond.
.primg
Permet de définir l'image en haut à gauche du portail.
.prlogo
Permet de définir l'image située à gauche du champ de recherche (N'est plus utilisé car l'image est paramétrable dans les "Préférences - Portail" de QALITEL doc.)
.prpage
Permet de définir la largeur du texte contenant les documents trouvés suite à la recherche. La modification de ce paramètre est intéressante dans le cas de petite résolution d'écran (inférieure à 768 pixels en largeur) afin d'optimiser l'affichage du portail. Spécifiez alors une valeur de 600 pixels par exemple à la place des 728 proposés par défaut.

Pour les paramètres de dimensionnement des images, vous trouverez les informations sur cette page

P.S. : Si vous souhaitez afficher des images, il devez les placer dans le même répertoire que votre fichier CSS, à savoir /app/themes_utilisateur/portail_css.

2. Rendre Applicable un document

(Le mode opératoire décrit ci-dessous est applicable à partir de la version 3.00.46)

Dans la fiche Document, la date d'application n'est pas accessible. C'est un champ qui sera renseigné au moment du Transfert pour Application.

Rappelons que cette phase de Transfert pour Application correspond à une étape permettant de rendre applicable un document et le cas échéant d'archiver la version précédente s'il y a lieu. L'accès à cette étape se fait soit à l'issue du déroulemetn complet du cycle de vie (si un cycle de vie a été paramétré pour le document) soit directement dans le cas des documents ne disposant pas de cycle de vie.

Document avec cycle de vie
Si le cycle de vie n'est pas démarré,vous pouvez le faire via un clic droit Démarrer le cycle sur la branche Cycle de vie de l'arborescence des données. Le document est alors transféré au premier responsable de la première phase du cycle de vie. Au fil des validations des différents responsables, le document évolue dans le cycle de vie jusqu'à la validation de la dernière étape. Le document bascule alors automatiquement en Tranfert pour Application.

Document sans cycle de vie
Il est alors nécessaire d'arrêter le cycle de vie par un clic droit Arrêter le cycle sur la branche Cycle de vie de l'arborescence des données. Ensuite faites un clic droit Démarrer le cycle pour faire basculer le document dans la phase de Transfert pour Application.

Une fois le document en Transfert pour Application, vous accédez à cette phase dans le tableau de bord du gestionnaire. Faites alors un clic droit Transférer pour Application. C'est au sein de l'assistant qui vous est alors proposé que vous allez pouvoir fixer la date d'application ainsi que, optionnellement, la durée d'application et la date de péremption.

3. Modifier la date d'application d'un document (sans création d'une révision)

Quand un document est applicable ou périmé et que l'on souhaite modifier sa date d'application, il est alors nécessaire d'arrêter le cycle de vie de manière à changer l'état du document pour le passer en Etat "Suspendu".

Pour cela, faites un clic droit "Arrêter le cycle" sur la branche "Cycle de vie" de l'arborescence des données du document. Un message vous avertira alors du changement d'état de votre document.

Une fois le document en état "Suspendu", faites un clic droit "Démarrer le cycle" sur la même branche "Cycle de vie" de l'arborescence des données. Votre document passera alors en état "En transfert".

Comme décrit précédemment, vous pourrez via le tableau de bord Gestionnaire (Branche "Documents - Transfert pour application") retrouver votre document. Un clic droit "Tranférer pour application" sur votre document vous permettra d'y affecter la date d'application de votre choix.

4. Paramétrer un lien hypertexte dans Word

Il est possible de définir au sein de vos documents (Word, Excel, OpenOffice, ...) un lien hypertexte permettant de déclencher l'ouverture d'un document.

La première étape consiste à récupérer le lien d'accès au document généré par QALITEL doc. Pour cela, placez vous sur le document que vous souhaitez pouvoir ouvrir puis dans la fenêtre Descriptif, faites un clic droit Copier l'adresse du lien sur le code du document comme cela est montré ci-dessous :

Lien hypertexte1

Ensuite, accédez à votre document Word au sein duquel vous désirez placer le lien hypertexte. Surlignez le texte que vous allez définirt comme lien puis cliquez sur l'icone Insérer un lien hypertexte de Word (Le mode opératoire est le même pour toute autre application bureautique).

Lien hypertexte2

Dans la fenêtre de paramétrage du lien hypertexte qui vous est proposée, insérez le lien copié à partir de QALITEL doc sur la ligne Adresse comme cela est montré ci-dessous. Pour coller le lien, faites un clic droit Coller ou bien la séquence de touches Ctrl-V selon les applications bureautiques.

Lien hypertexte3

Une fois le lien créé, vous pourrez accéder au document soit en cliquant directement sur le lien soit par un clic droit Ouvrir le lien hypertexte ceci variant toujours selon les applications bureautiques.

Lien hypertexte4

ATTENTION : Ce mode d'ouverture ne demande pas d'authentification ce qui implique par conséquent que tout utilisateur accédant au document contenant les liens hypertextes pourra consulter l'ensemble des documents référencés.

QALITEL doc ouvre prioritairement le document protégé. Si aucun document protégé n'est paramétré, QALITEL doc tentera d'ouvrir le document de référence.

5. Modification de la date de péremption

Selon le même principe que pour la date d'application, le fait de changer ou supprimer la date de péremption d'un document nécessite de passer par l'étape de transfert pour application.

Vous trouverez ci-dessous le mode opératoire à suivre pour la modification d'une date de péremption et sa prise en compte.

Accédez au formulaire de paramétrage de la fiche document et changez la date de péremption. Après validation du formulaire, le document se trouve dans l'état Suspendu.
ATTENTION : Si vous ne souhaitez pas changer la durée d'application (en mois) , décochez la case "Synchroniser la date de péremption avec la durée" sinon QALITEL doc recalculera la durée en mois séparant la date d'application et la date de péremption. A la validation de la fiche Document, la date d'applicaiton sera supprimée. Vous pourrez la repositionner dans l'assistant de "Transfert pour application" tel que cela est précisé plus bas.
Sur la branche Cycle de vie de l'arborescence des données, faites un clic droit Démarrez le cycle.
Le document se retrouve alors dans la branche Transfert pour application. Il faut faire ensuite un clic droit transférer pour application pour valider la prise en compte des nouvelles valeurs. Dans l'assistant de "Transfert pour applicaiton", vous pouvez fixer la date d'applicaiton soit à la date du jour soit à la date d'applicaiton initiale selon votre choix.

6. Lien permanent d'accès aux documents

L'ouverture de documents par QALITEL doc se fait "classiquement" en passant par l'une ou l'autre des interfaces proposées à savoir l'interface de gestion ou le portail. Nénamoins, si vous souhaitez pouvoir ouvrir un document référencé dans QALITEL doc sans passer par les interfaces mentionnées précédemment, vous avez la possibilité de copier un lien permettant d'ouvrir le document.

Pour cela, placez vous dans QALITEL doc sur le document concerné puis dans la fenêtre "Descriptif", faites un clic droit sur le code du document comme montré dans la copie d'écran ci-dessous :

FAQ-Qdoc lien document

Dans le menu contextuel proposé, sélectionnez l'option "Copier l'adresse du lien" (ATTENTION : Le menu contextuel obtenu par le clic droit montré ci-dessus varie en fonction des navigateurs et de leurs versions respectives. Aussi le libellé peut ne pas être le même d'un navigateur à l'autre).

Ce lien sera alors de la forme :

https://votre-serveur/scoqi-qdoc/app/liens.php?code=DOC-1014&id=1160

Ce lien est alors utilisable librement et indépendamment d'une connexion à QALITEL doc.

7. Restauration d'une archive

Cette fonctionnalité permet de restaurer une archive et retrouver ainsi l'archive dans la liste des documents. Cette fonctionnalité est accessible à partir des branches "Archives" et "Archives détruites" du tableau de bord.

Pour des raisons d'intégrité dans QALITEL doc, il n'est possible de restaurer une archive que s'il n'y a aucun document applicable / périmé correspondant (lié à cette arhive). Une fenêtre d'information vous le signalera le cas échéant.

Cas où aucun document applicable lié à l'archive n'existe

Dans ce cas de figure, l'archive est alors réactivée en document applicable avec tous ses paramètres et données associées.

Cas où un document applicable ou périmé lié à l'archive n'existe

Vous ne pouvez pas restaurer l'archive car il y aurait alors un clonflit dans QALITEL doc car 2 documents applicables auraient le même code. Si vous souhaitez néanmoins restaurer votre archive, il vous faut alors arrêter le cycle de vie du document applicable / périmé pour qu'il ait l'état "suspendu". Il sera alors considéré comme une révision et vous pourrez restaurer votre archive.

Pour arrêter le cycle de vie d'un document, placez-vous sur ce document puis faites un clic droit "Arrêter le cycle" sur la branche "Cycle de vie" de l'arborescence des données associée au document.

8. Remplacement d'une personne

IMPORTANT : Il est essentiel, comme dans tous les traitements de lot (purges, initialisations,....) d'effectuer une sauvegarde de la base de données pour pouvoir, le cas échéant, revenir rapidement et facilement à l'état antérieur.

Si une personne est amenée à en remplacer une autre, QALITEL doc vous offre un assistant vous permettant en quelques clics de réaliser les opérations suivantes :

Pour le champ "Responsable du document", changement du nom de la personne à remplacer par le nom de la personne remplaçante
Ajout du remplaçant dans toutes les listes de diffusion où se trouve la personne à remplacer. Si la personne à remplacer est en diffusion non contrôlée, alors la nouvelle personne ajoutée sera également en diffusion non contrôlée. Sinon, la nouvelle personne ajoutée sa date de diffusion et sa date d'émission d'AR fixée à la date du jour. Ce qui signifie que les AR seront émis (avec déclenchement éventuel du GAE). Si ce choix par défaut ne convient pas, vous pouvez alors accéder à la diffusion de cette nouvelle personne (Bouton "Diffusion par personne" de la barre de navigation et réinitialiser sa liste selon votre besoin avec l'assistant d'initialisation de la diffusion.
Dans les documents en cours de révision, remplacement du nom de la personne à remplacer par le nom de la personne remplaçante pour les phases en cours ou non commencées
Modification des modèles de diffusion en remplaçant le nom de la personne à remplacer par le nom de la personne remplaçante
Modification des modèles de cycles de vie (si des responsables ont été intégrés aux modèles de cycle de vie) en remplaçant le nom de la personne à remplacer par le nom de la personne remplaçante

Précisions :

De manière à conserver la traçabilité (historique) du système documentaire, dans le cas du remplacement d'une personne par une autre, le nom de la personne à remplacer n'est pas changé pour toutes les actions réalisées (Diffusions liées aux documents, phases de cycle de vie réalisées, archives,...).

Dans cet esprit, vous continuerez à trouver le nom de la personne remplacée dans les diffusions des documents applicables ou dans les cycles de vie de ces mêmes documents. Toutefois, lors de la prochaine révision de ces documents, sur la nouvelle révision :

Le nom de la personne remplacée sera supprimé des diffusions
Le nom de la personne remplacée sera changé par celui de son remplaçant dans les phases de cycle de vie (qui étaient terminées lors du processus de remplacement de personne).

Pour accéder à cet assistant de remplacement de personne, ouvrez la liste du personnel (menu "Divers - Personnel") puis faites un clic droit "Remplacer la personne" sur la personne à remplacer.

ATTENTION : Avant d'utiliser cet assistant, assurez-vous que le remplaçant ait été créé dans la liste du personnel soit manuellement soit par une synchronisation LDAP pour ceux qui ont le LDAP d'activé.

Assistant Personnel1