Questions fréquentes - QALITEL conform audit progrès

QALITEL conform

Comment donner accès au logiciel à un auditeur

Le profil Utilisateur ne permet à l'utilisateur de ne visualiser que les informations le concernant nominativement ou celles qui lui ont été diffusées. Aussi, un auditeur ne peut utiliser ce type de profil pour auditer toute ou partie du système de traitement des fiches de Non-conformités ou des actions. Il est donc nécessaire de créer un compte Utilisateur Gestionnaire. Pour cela, procédez de la manière suivante :

1. Créer dans la liste du personnel de QALITEL conform (menu Divers - Personnel) votre auditeur ou une personne générique telle que Auditeur.
2. Accédez à l'environnement de paramétrage des comptes utilisateurs (menu Outils - Paramètres utilisateurs). Créez un nouveau groupe d'Utilisateurs. Dans la rubrique Habilitation, laissez uniquement cochée la case Gestionnaire de QALITEL conform. Si vous souhaitez que l'auditeur puisse accéder aux actions, cochez la case Gestionnaire des actions. (Précision : A partir du moment où l'auditeur peut accéder à toutes les fiches, il pourra alors voir toutes les actions associées. L'environnement dédié aux actions permet d'avoir une vision synthétique de toutes les actions indépendamment de leur fiche de rattachement). Dans la rubrique Démarrage, sélectionnez cochez les cases Barre de navigation, Dossiers - Données et Descriptif.
3. Si vous disposez de dossiers confidentiels, pensez à décocher les cases correspondantes dans l'arborescence des dossiers
4. A l'issue de l'intervention de l'auditeur, vous pourrez alors revenir dans cet environnement, vous positionner sur son nom et cocher la case Suspendre le compte. Cela vous permet d'éviter toute reconnexion intempestive sous ce profil et lors de l'audit suivant, vous n'aurez plus qu'à revenir décocher cette case pour rendre le profil à nouveau actif. 

Suppression d'une fiche par erreur - Restitution

Dans le cas de la suppression d'une fiche par erreur, il est possible via quelques manipulations de restituer les informations supprimées (en dehors de la restauration d'une sauvegarde). 

Restitution d'une sauvegarde : Dans le cas d'une suppression d'une ou de plusieures fiches, la solution la plus sûre est de remonter la dernière sauvegarde. Toutefois, il faut prendre en compte le travail fourni par les utilisateurs entre ce moment et la date de votre dernière sauvegarde. Si le travail fourni est conséquent et que la remontée de la dernière sauvegarde s'avère trop pénalisante pour les utilisateurs, il est alors possible de remonter spécifiquement les données supprimées, mode opératoire qui est détaillé ci-dessous dans ce chapitre.

Remontée des informations supprimées

Dans le cas où l'option de la restitution d'une sauvegarde n'est pas retenu, vous pouvez alors procéder à la restitution de la fiche supprimée ainsi que de toutes les informations associées qui ont été également supprimées (Actions, produits, liste de diffusion, cause,...).

Les commandes SQL décrites ci-dessous doivent être exécutées par une personne du service informatique au sein de la console d'aministration de la base de données.

Sauvegarde de votre base de données

Avant d'effectuer les manipulations décrites ci-dessous, vous devez réaliser une sauvegarde de votre base de données soit en utilisant l'utilitaire de sauvegarde de la console d'administration de votre base de données soit à partir du logiciel par le menu "Fichier - Sauvegarde CSV".

Identification de la fiche supprimée

Chaque enregistrement dans la base de données est identifié par un N° unique que nous appelerons SYSID. Il convient donc dans un premier temps d'identifier le SYSID de la fiche supprimée.

Pour cela, vous pouvez effectuer dans la console d'administration de votre base de données la requête suivante (remplacez évidemment le texte "code_de_votre_fiche_supprimee" par toute ou partie du code de la fiche supprimée en faisant attention de ne pas omettre les espaces et autres caractères) : 

SELECT * FROM OFIC_FICHE_NC WHERE OFNC_CODEFICHE like '%code_de_votre_fiche_supprimee%'

Relevez alors la valeur du champ OFNC_CODINT  (Champ de la table des fiches correspondant au SYSID de la fiche)

(Dans les exemples de requêtes ci-dessous, nous lui donnerons à titre d'exemple la valeur 15)

update OFIC_FICHE_NC set OFNC_SUP=0 where OFNC_CODINT=15
update OFIC_ACTIONL set OACL_SUP where OACL_CODINT=15 AND OACL_LOGICIEL=0
update OFIC_CTDIRECT set OCTD_SUP=0 where OCTD_CODINT=15 AND OCTD_LOGICIEL=0
update OFIC_DIFFUSION set ODIF_SUP=0 where ODIF_SYSID_REF=15 AND ODIF_LOGICIEL=0
update OFIC_FICFICHE set OFICF_SUP=0 where OFICF_CODINT=15 AND OFICF_LOGICIEL=0
update OFIC_MOT_CLE set OCLE_SUP=0 where OCLE_CODINT=15 AND OCLE_LOGICIEL=0
update OFIC_NCAUSE set ONCA_SUP=0 where ONCA_CODINT=15 AND ONCA_LOGICIEL=0
update OFIC_NCONS set ONCO_SUP=0 where ONCO_CODINT=15 AND ONCO_LOGICIEL=0
update OFIC_NOUTILS set ONOU_SUP=0 where ONOU_CODINT=15
update OFIC_PRODUITFICHE set OPROF_SUP=0 where OPROF_CODINT=15
update OFIC_SIGNE_FORM set OSFO_SUP=0 where OSFO_SYSID_REF=15
update OFIC_SIGNAT_FICHE set OSFNC_SUP=0 where OSFNC_SYSID_FICHE=15
update OFIC_IMAGE_CONF set OIMGC_SUP=0 where OIMGC_SYSID_CONFORM=15
update OFIC_FICACTION set OFICA_SUP=0 where OFICA_NUM_ACTION in (select OACL_NUM_ACTION from OFIC_ACTIONL where OACL_CODINT in (select OFNC_CODINT from OFIC_FICHE_NC where OFNC_CODINT=15 )  AND OACL_LOGICIEL=0  )
update OFIC_DIFFUSIONACTION set ODIFA_SUP=0 where ODIFA_NUM_ACTION in (select OACL_NUM_ACTION from OFIC_ACTIONL where OACL_CODINT in (select OFNC_CODINT from OFIC_FICHE_NC where OFNC_CODINT =15 )  AND OACL_LOGICIEL=0  )
update OFIC_SIGNAT_ACTION set OSACT_SUP=0 where OSACT_SYSID_ACTION IN (SELECT OACL_NUM_ACTION FROM OFIC_ACTIONL WHERE OACL_CODINT IN (SELECT OFNC_CODINT FROM OFIC_FICHE_NC WHERE OFNC_CODINT=15 )  AND OACL_LOGICIEL=0 )
update OFIC_SIGNE_FORM set OSFO_SUP=0 where OSFO_SYSID_REF IN (SELECT OACL_NUM_ACTION FROM OFIC_ACTIONL WHERE OACL_CODINT IN (SELECT OFNC_CODINT FROM OFIC_FICHE_NC WHERE OFNC_CODINT=15 )  AND OACL_LOGICIEL=0 )

 A l'issue de la bonne exécution de ces différentes commandes, votre fiche sera à nouveau accessible avec l'ensemble de ses  informations associées.

Ajout / Suppression d'une phase dans un modèle - Fonctionnement

Les modèles de Fiches / Actions / Audits / Plans de progrès contiennent différentes phases de traitement. Les modèles peuvent évoluer dans le temps selon vos besoins que ce soit au niveau des champs présents dans les masque de saisie qu'au niveau des phases de cycle les constituant.

Vous pouvez donc à tout instant ajouter ou supprimer des phases. Le comportement de l'application est alors le suivant : 

• Les fiches n'ayant pas encore passé ou ayant passé la phase supprimée ou ajoutée suivront le déroulement du nouveau cycle
• Dans le cas de la suppression d'une phase, les fiches se trouvant dans la phase en cours seront "sans phase". Charge alors aux gestionnaires de réaffecter une phase "valide" à ces fiches pour qu'elles puissent reprendre un déroulement "normal" du nouveau cycle du modèle.

Changement de modèle - Fonctionnement

Il est possible de changer pour une fiche (ou Action) son modèle en cours d'utilisation. Pour cela, il suffit d'avoir accès au champ "Modèle" dans le formulaire de la fiche et de lui affecter son nouveau modèle. Vous trouverez ci-dessous un logigramme synthétisant les différents cas de figure pouvant se poser.

Liste de choix incomplète

En utilisation (dans une fiche Action ou un Fiche de Non-conformité) la liste des éléments proposés est incomplète, cela vient alors d'un paramétrage au niveau du modèle d'action ou de fiche associé.

En effet, pour chaque étape de traitement de l'action / de la fiche, il est possible de paramétrer les listes de choix associées mises à disposition des utilisateurs.

Au niveau du modèle, 2 possibilités sont offertes : 

• Case à cocher "Liste complète" activée : Tous les éléments de la liste sont alors proposés à l'utilisateur
• Case à cocher "Liste complète" non activée : Seuls les éléments cochés dans la liste sont alors proposés à l'utilisateur

Vous retouverez ces différents éléments dans la copie d'écran ci-dessous. Notez bien que ce paramétrage est à effectuer (si besoin) sur chacune des phases composant le modèle.

QALITEL audit

Comment sont calculées les notes des chapitres et de l'audit ?

Un questionnaire d'audit est composé de chapitres, et les chapitres de questions. Que ce soient les chapitres ou les questions il est possible de leur affecter un coefficient de pondération afin d'augmenter ou diminuer leur poids dans le calcul de la note. Par défaut tous les coefficients de pondération sont à 1.

La note d'un chapitre est calculée en faisant la moyenne de notes des questions multipliées par leur coefficient de pondération. Les questions "Non concernées" ne sont pas prise en compte dans le calcul de la note.

La note de l'audit est calculée de la même manière, calculée en faisant la mayenne des notes des chapitres avec leur coefficient de pondération.

Une autre note, "Résultat de l'audit  (questions)" est également calculée. Elle correspond à la moyenne de toutes les questions multiplié par leur coefficient de pondération respectif. Dans ce calcul, les chapitres ne sont pas pris en compte.

QALITEL conform FullWeb vs QALITEL conform Windows

 Les aspects techniques

Avant toute chose ...

L'environnement global de l'application Windows a été reproduit dans sa version FullWeb afin de permettre une prise en main immédiate par les utilisateurs QALITEL. Tous les réflexes et les principaux points d'ergonomie de la version Windows ont été conservés tels que : Clic droit de la souris pour l'affichage du menu contextuel proposant les différentes options fonctionnelles Environnement multifenêtres. Les fenêtres disponibles à l'affichage sont pilotées par la barre verticale de navigation Arborescence de données permettant de référencer les informations complémentaires annexes aux fiches / actions Editions (rapports) entièrement personnalisables selon le même principe que la version Windows Diffusion par EMail des fiches / actions ... Ces quelques exemples vous montrent que la prise en main de cette version FullWeb se fera naturellement. Néanmoins, de nombreuses évolutions techniques et fonctionnelles ont été apportées afin de rendre le produit encore plus performant. Vous en trouverez ci-dessous le détail ... non exhaustif !

 Les + techniques

• L'application est installée sur votre serveur et fonctionne de manière totalement interne tout comme la version Windows sur votre réseau local.
• Aucune connexion externe (Internet) n'est requise
• Aucune installation sur les postes utilisateurs n'est nécessaire
• Possibilité de connexion extérieure (si activée).
• Connexion sur une base de données SQL (MySQL - MSSQL ou Oracle au choix)
• Fonctionnement multi plateformes pour les postes clients et Serveurs (Windows - Linux - Mac)

Les améliorations fonctionnelles

Vous trouverez ci-dessous la liste des principales évolutions fonctionnelles de la version FullWeb.

Tableau de bord 

Le tableau de bord est une nouveauté majeure permettant d'apporter immédiatement l'information pertinente tant au niveau des gestionnaires que des utilisateurs. Chaque branche du tableau de bord reprend les thématiques principales du traitement des fiches. Chaque utilisateur dispose ainsi des éléments mis à sa disposition pour traitement ou information et des éventuels retards le concernant.

Statistiques - Indicateurs graphiques

Un environnement dédié aux indicateurs graphiques entièrement personnalisable a été intégré à QALITEL conform. De nombreux exemples d'indicateurs graphiques sont fournis concernant les fiches et les actions. La mise en forme graphique est personnalisable au sein d'un formulaire regroupant tous les paramétrages disponibles.

Connexion LDAP - Active Directory

Il est possible de connecter QALITEL conform à votre annuaire LDAP afin de synchroniser la liste du personnel de l'application avec votre annuaire. Une synchronisation périodique ou ponctuelle est possible permettant de maintenir à jour cette liste du personnel. Sous environnement Windows avec IIS, une authentification ActiveDirectory est également possible. L'entrée dans l'application QALITEL conform ne nécessite plus d'authentification de la part de l'utilisateur.

Sécurité avancée

De manière à répondre aux contraintes de sécurité de certains environnements (normes - exigences clients - ...), de nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées. Il est par exemple possible de demander le changement périodique du mot de passe des utilisateurs et gestionnaires, d'exiger un degré de complexité dans la définition du mot de passe, de bloquer le compte après un certain nombre de tentatives de connexion infructueuses, ...

Signature électronique

De façon optionnelle, vous pouvez activer la signature électronique renforcée dont le but est notamment de vous mettre en conformité avec les exigences de la norme CFR 21 part I. Chaque validation d'un évènement (dans le cadre du cycle de vie) affichera un écran de saisie du login et du mot de passe utilisateur. Ainsi vous aurez l'assurance que seul l'utilisateur habilité aura signé l'évènement.

Traduction

L'application QALITEL conform est fournie en langue française et anglaise. Il est possible de traduire l'interface dans d'autres langues ou bien de créer sa propre langue métier / entreprise pour personnaliser l'interface à son propre vocabulaire. Pour cela, QALITEL conform intègre un module de traduction vous permettant de créer vos propres langues et de traduire les libellés souhaités de l'interface. Vous avez ensuite la possibilité de laisser le choix de la langue aux utilisateurs ou au contraire de leur imposer une langue spécifique.

Modèles de fiches

L'utilisation des modèles de fiche est renforcée. Vous pourrez : - Affecter une langue par modèle de fiche de façon à pouvoir aisément créer des fiches personnalisées selon le contexte (non-conformité interne, fournisseur, réclamation client, accident du travail ...) - Rendre obligatoire la saisie de chacun des champs en fonction des phases de traitement (le paramétrage se fait par phase pour chacune des données saisies - champs de la fiche, données associées comme les produits, les photos, les actions ...)

Stockage des documents

L'application QALITEL conform FullWeb se comporte exactement comme un site Web. Aussi, tous les fichiers rattachés aux fiches paramétrées seront physiquement stockés sur le serveur Web et ne pourront être disponibles qu'en passant par QALITEL conform. La sécurisation d'accès au disque contenant les fichiers est assurée par le mode d'installation et de fonctionnement même du serveur Web. Cet aspect technique simplifie considérablement les aspects liés aux fichiers tels qu'ils existent dans la version Windows.

Gestionnaire de photos

Vous souhaitez garder la trace visuelle d'un incident ?, le gestionnaire de photos est fait pour vous. Associez autant de photos que vous le souhaitez à chacune des fiches ouvertes. Le gestionnaire de photos vous les présentera ensuite de façon conviviale sous forme d'album avec réalisation automatique des vignettes pour consultation rapide. Les photos originales restant disponibles en téléchargement pour exploitation

Accès - Modes de lancement 

Le lancement de QALITEL conform se fait avec le même lien pour tous les utilisateurs, qu'ils soient Administrateurs, Gestionnaires ou Utilisateurs. En fonction du profil de l'utilisateur connecté, l'interface disposera de plus ou moins d'informations et mettra à disposition les fonctionnalités correspondantes aux habilitations définies pour l'utilisateur. Il est également possible de définir au niveau du paramétrage des comptes Utilisateurs les fenêtres présentes dans l'interface.

Impressions 

Des modèles d'impression (reports) sont disponibles et entièrement personnalisables. Tous les champs de saisie de l'application peuvent être utilisés dans les impressions. De nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées par rapport au moteur d'impression Windows. Possibilité de faire des tableaux imbriqués, d'intégrer des tris par colonne,... De nombreux modèles d'impression sont fournis à titre d'exemple.

Envoi d'Emails à partir de l'application

Il est possible d'envoyer des Emails directement à partir de l'application aux différents intervenants notamment lorsque l'on est positionné sur une fiche. Un formulaire d'envoi d'Email pré-renseigné vous est alors proposé vous permettant de compléter librement le corps du message. La possibilité d'envoyer par Email un rapport d'impression aux personnes mises en diffusion de la fiche est également offerte.

Journal des connexions

Un journal des connexions est disponible pour les Administrateurs permettant de consulter l'historique des connexions ainsi que les connexions en cours. La possibilité de déconnecter un utilisateur via cette interface est possible notamment pour une gestion optimisée des licences utilisateurs.

Générateur Automatique d'Emails (Module complémentaire)

Ce module fonctionne de manière indépendante de l'application. Il se déclenche périodiquement, scrute la base de données de QALITEL conform et selon les types d'Emails paramétrés, envoie les Emails aux utilisateurs pour les informer ou les relancer sur les événements du système. Pour plus de détails, vous pouvez vous reporter à cette présentation ou à ce didacticiel. De très nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées à la version Windows du module de relance par Email (son précurseur).

Requêtes de référence

QALITEL conform

 Liste des fiches pour un dossier

•  Commande SQL  : OFNC_CODE_TYPE in (select OTYP_CODE_TYPE from OFIC_TYPE_DOC where OTYP_NOMENCLATURE_COMPLET like '%Gestion des processus%' and (OTYP_SUP<>1 or OTYP_SUP is null) )

• Commentaires  : Le dossier "gestion des processus" renseigné dans cette requête "type" peut-être modifié pour obtenir une requête sur un autre dossier.

Utiliser le copier-coller pour créer une nouvelle requête que vous pourrez ensuite modifier.

Liste des fiches pour un entête

• Commande SQL  : OFNC_SYSID_ENTETEFICHE in (select OENT_SYSID_ENTETE_FICHE from OFIC_ENTETE where OENT_ENTETE like '%Interne%' and (OENT_SUP<>1 or OENT_SUP is null) )

• Commentaires : L'entête "interne" renseigné dans cette requête "type" peut-être modifié pour obtenir une requête sur un autre entête.

Utiliser le copier-coller pour créer une nouvelle requête que vous pourrez ensuite modifier.

Liste des fiches pour un niveau de gravité

• Commande SQL  : OFNC_SYSID_GRAVITE in (select OGRA_SYSID_GRAVITE from OFIC_GRAVITE where OGRA_GRAVITE like '%Mineure%' and (OGRA_SUP<>1 or OGRA_SUP is null) 

• Commentaires : Le niveau de gravité "Mineure" renseigné dans cette requête "type" peut-être modifié pour obtenir une requête sur un autre niveau de gravité.

Utiliser le copier-coller pour créer une nouvelle requête que vous pourrez ensuite modifier.""

Liste des fiches pour un produit

• Commande SQL  : OFNC_CODINT in (select OPROF_CODINT from OFIC_PRODUITFICHE left outer join OFIC_PRODUIT on OPROF_SYSID_PRODUIT = OPRD_SYSID_PRODUIT and (OPRD_SUP<>1 or OPRD_SUP is null) where OPRD_PRODUIT like '%Papier%' and (OPROF_SUP<>1 or OPROF_SUP is null) )

• Commentaires : Le produit "papier" renseigné dans cette requête "type" peut-être modifié pour obtenir une requête sur un autre produit.

Utiliser le copier-coller pour créer une nouvelle requête que vous pourrez ensuite modifier.