Sécurité

Les applications FullWeb disposent de plusieurs niveaux de sécurité qu'il est possible d'activer en fonction des besoins pour sécuriser l'accès de votre application et garantir la confidentialité de vos données.

Sécurité avancée intégrée aux applications

L'accès aux applications se fait systématiquement par identification (Login / Mot de passe) ou par authentification Active Directory.

dans le cas d'une identification gérée par l'application, il est possible pour les Administrateurs de l'application d'activer différents niveaux de sécurité tels que :

1. Niveau de complexité du mot de passe
2. Renouvellement périodique (paramétrable) des mots de passe des utilisateurs et Gestionnaires
3. Suspension automatique d'un compte Utilisateur pour lequel un nombre de tentatives infructueuses de saisie du mot de passe a été atteint dans les 24 dernières heures (Nombre de tentatives paramétrable)
4. Suspension d'un compte utilisateur après un certain nombre de jours d'inactivité (paramétrable)
5. Nombre de caractères minimum pour le login et/ou mot de passe
6. Activation d'un cryptogramme (Captcha) que l'utilisateur devra saisir en plus de ses identifiants pour se connecter à l'application

Toutes ces options de sécurité peuvent être activables individuellement selon les besoins.

De plus, tous les transferts de mot de passe sont cryptés en MD5 afin de prévenir toute éventuelle interception de flux.

Sécurité des requêtes SQL

Toutes les requêtes SQL exécutées par l'application sont scrutées préalablement par une fonction évitant toute tentative d'injection de code SQL.

Sécurité externe

Pour la sécurisation des données transférées, il est possible de mettre en place un protocole HTTPS ou un VPN. Les applications QALITEL et Epistolaire sont pleinement compatibles avec ces protocoles. 

Module d'import de données

Présentation

Le module d'import vous permet à partir de fichiers .CSV d'importer des données dans les applications QALITEL. Pour obtenir un fichier .CSV à partir d'un fichier .XLS ou XLSX, faites un Enregistrez sous dans Excel ou Open Office / LibreOffice et sélectionnez le format .CSV. En séparateurs, prenez le ; comme séparateur de Champ et les " comme séparateurs de Texte. Ceci est néanmoins paramétrable dans l'interface d'import comme cela sera présenté plus loin.

Accès au module d'import :

Pour les logiciels QALITEL doc, QALITEL conform, QALITEL audit et QALITEL progrès, l'accès au module d'import se fait par le menu "Outils - Base de données - Importer dans ...". Il est nécessaire de disposer du droit "Administrateur" pour accéder à ce menu.

QALITEL compar - QALITEL courrier, l'accès au module d'import se fait en entrant manuellement l'URL de lancement tel que montré ci-dessous :

http://..../app/import/import.php

ATTENTION : Ce module ayant pour finalité d'importer des données dans la base de données de l'application, il est primordial d'effectuer une sauvegarde de la base de données pour pouvoir revenir en arrière si besoin. Un import réel ne peut pas être annulé.Pour revenir à une situation antérieure, vous auvez les possibilité suivantes :

• Restaurer la sauvegarde de votre base de données (manipulation devant être faite par le service informatique - Accès au serveur nécessaire)
• Purger les données importées à partir de l'interface. Il est toutefois nécessaire d'être en mesure d'identifier les données importées par des filtres / requêtes pour pouvoir ensuite appliquer une purge. Si vous n'êtes pas en mesure d'identifier les données importées, seule la restauration d'une sauvegarde vous permettra de revenir dans l'état antérieur.  

Mode opératoire

Les différentes étapes

Ecran d'accueil du module d'import

L'association de votre fichier .CSV se fait soit via le bouton Ouvrir un fichier d'import .CSV soit en le glissant sur la zone grisée prévue à cet effet.

Le fichier est alors transféré et ses caractéristiques affichées comme montré ci-dessous :  

Aperçu du fichier .CSV à importer

Dès que le téléchargement du fichier .CSV est terminé, l'écran de configuration du fichier .CSV est proposé. Cette partie vous permet de visualiser votre fichier .CSV et d'effectuer les modifications d'import nécessaires. Vous disposez pour cela de 2 rubriques : Paramétrage et Options de séparateur.

Paramétrage :

• Retirer les guillemets :
• Encodage du fichier : Comme vous pouvez le constater sur la copie d'écran, les caractères accentués sont incorrectement retranscrits. En changeant l'encodage et en sélectionnant dans notre exemple 'Windows 1252 par Unicode UT8, les caractères accentués redeviennent corrects.

Options de séparateur : Comme cela a été évoqué précédemment lors de l'enregistrement au format .CSV de votre fichier .XLS, vous pouvez définir les séparateurs utilisés. Il vous faut alors les préciser à ce niveau pour que l'affichage des colonnes soit correct.

Vous devez une fois ces paramétrages terminés, avoir une visualisation correcte de votre fichier .CSV au sein de l'interface d'import comme montré ci-dessous :  

Aperçu du fichier .CSV à importer - Présentation

Une fois le paramétrage validé, cliquez sur le bouton Valider pour passer à l'étape suivante de paramétrage de l'import.

Note : Pour que votre fichier CSV soit correctement importé, assurez vous que les 2 points ci-dessous soient satisfaits :

• La première ligne de votre fichier doit contenir les libellés des entêtes de colonnes et les données doivent commencer dès la seconde ligne
• Vous ne devez pas avoir au sein de votre fichier CSV une colonne dont l'entête est vide car le module d'import lit les entêtes et s'arrête dès qu'il en trouve une vide. Aussi vous n'auriez pas accès aux colonnes situées à droite de la colonne dont l'entête serait vide

Ecran de paramétrage de l'import

Dans la rubrique Table à importer, sélectionnez la table de l'application où seront importées vos données issues du fichier .CSV. L'action à effectuer est obligatoirement une Insertion de données.

Vous pouvez dans la rubrique Sauvegarder le modèle, opter pour une sauvegarde des paramétrages effectués jusqu'à présent et ceux effectués dans l'étape suivante (mappage / correspondance entre les champs de la table de l'application et ceux du fichier .CSV).

Cliquez ensuite sur le bouton Appliquer pour passer à la correspondance des champs. 

Ecran de correspondance des colonnes

Dans ce nouvel écran, la partie gauche reprend les colonnes de votre fichier Excel et la partie droite les champs de la table principale de l'application ainsi que toutes ses tables en relation.

L'affectation des champs dans la colonne Associé avec (SQL) se fait soit en glissant la colonne de droite dans le champ vide soit en double cliquant sur la colonne à associer. Celle-ci est alors affichée dans le champ vide.

De cette manière, vous pouvez aisément faire la correspondance de vos colonnes.

Vous pouvez associer une colonne de votre fichier .CSV dans plusieurs champs de la table de l'application. Il vous suffit simplement de faire la même opération que précédemment. Le module d'import vous demandera alors si vous souhaitez remplacer ou ajouter cette correspondance.

Initialisation des champs

Un autre cas de figure peut se poser, celui de l'initialisation de champs de la table de l'application ne figurant pas dans votre fichier .CSV. Ceci se fait au niveau du tableau Initialisation de champs situé sous le tableau des colonnes à associer. 

Ecran d'initialisation de champs

Affectez le champ à initialiser dans la colonne Associé avec (SQL) puis double-cliquez dans la colonne Valeur pour passer en mode saisie et entrer la valeur à initialiser.

Note : Dans le cas où vous initaliseriez un champ d'observation (mutli-lignes), vous pouvez utiliser la chaîne de caractères <br/> pour réaliser un saut de ligne. Placez ce texte où vous souhaitez dans la zone de saisie pour réaliser le saut de ligne.

Cas particuliers

Concaténation de  champs

Si vous souhaitez qu'un champ QALITEL soit le résultat de la concaténation de différentes colonnes de votre fichier Excel, il vous suffit alors d'affecter alternativement ce champ aux différentes colonnes souhaitées.

Première association du champ "Code du document" à la colonne "Entête"

Seconde association du champ "Code du document" à la colonne "No" en utilisant le bouton "Ajouter"

Le résultat est que le champ "Code du document" est le résultat de la concaténation des 2 colonnes "Entête" et "No"

Dans l'exemple ci-dessus, le champ "Code du document" a été associé en premier avec le colonne "Entête" de la feuille Excel. Dans un second temps, ce même champ "Code du document" a été associé avec la colonne "No".

Le résultat sera que le champ "Code du document" sera le résultat de la concaténation de la valeur contenue dasn la colonne "Entête" et de celle contenue dans la colonne "No".

Autre type de concaténation

Il est possible de combiner la concaténation vue précédemment avec l'initalisation de champ. Pour pousuivre l'exemple ci-dessus, on pourrait vouloir que le champ "Code du document" soit lerésultat de la concaténation de la colonne "Entête" puis un caractère "-" puis de la colonne "No".

Déclenchement de l'import

Une fois la correspondance des champs réalisée, vous allez pouvoir lancer l'import de vos données. Pour cela dans la fenêtre Message s'affichant en haut à droite de l'écran, vous disposez d'un bouton Commencer l'import.  

Fenêtre Message - Lancement de l'import

Un assistant vous guide alors dans les dernières étapes avant l'import réel. Le premier écran de l'assistant valide la correspondance des champs effectuée et vous signale d'éventuelles incohérences ou champs non renseignés.

Le second écran de cet assistant récapitule l'ensemble des données d'import comme montré ci-dessous : 

Ecran récapitulatif de l'import

Au niveau de cet écran, vous avez la possibilité soit de faire une simulation via le bouton Lancer une simulation soit d'effectuer l'import réel Lancer l'import.

La simulation simule l'import des 100 premières lignes du fichier .CSV et vous permet de voir si le résultat est conforme. Vous pouvez ensuite déclencher l'import réel

ATTENTION : Lors d'un import réel, les données sont importées dans la table de la base de données de l'application. Aussi, si le résultat n'est pas celui escompté, la seule solution pour revenir en arrière est de restaurer une sauvegarde ou de purger les données insérées comme cela est mentionné dans la Présentation. 

Champs Obligatoires

Selon les applications et les données importées, il est nécessaire que certaines données soient intégrées pour garantir le fonctionnement ultérieur au sein de QALITEL. Vous trouverez ci-dessous pour chaque logiciel les types de données pouvant être importées avec les champs obligatoires.

Vous disposez dans les applications d'un assistant "Initialiser les documents", "Initialiser les fiches" .... vous permettant d'affecter à un ensemble d'éléments une valeur donnée. Vous pourrez utiliser cette fonctinnalité pour compléter votre import. Assurez vous préalablement que l'iniatilisation de la donnée soit possible et que vous êtes en mesure de réaliser des filtres / Requêtes vous permettant de retrouver touis les éléments importés.

QALITEL doc

Documents - Il est obligatoire de renseigner les champ ci-dessous :

• Code du document
• Entête (si vous les utilisez)
• N° du document
• Nom du document
• Dossier
• Etat du cycle de vie
• Modèle de rattachement

QALITEL conform

Fiches de Non-Conformités - Il est obligatoire de renseigner les champ ci-dessous :

• Code de la fiche
• Entête (si vous les utilisez)
• N° de la fiche
• Dossier
• Phase de la Fiche
• Modèle de rattachement

Actions - Il est obligatoire de renseigner les champ ci-dessous :

• Code de l'action
• Entête (si vous l'utilisez)
• N° de l'action
• Code de la fiche NC de Rattachement
• Type de l'origine (0 si rattaché à une fiche de NC)
• Phase de l'Action
• Modèle de rattachement

Info : Pour les valeurs de certains champs Phase, Type de l'origine,.. se rapprocher du dictionnaire de l'application concernée accessible par le menu "Outils - Bases de données - Dictionnaire de ...")

Autres Tables  (Listes) pouvant être importées

Sociétés - Il est obligatoire de renseigner les champs ci-dessous :

• Nom de la société

Personnel- Il est obligatoire de renseigner les champ ci-dessous :

• Nom de la personne

Gestion des licences

Déblocage des licences

Vous ne pouvez plus vous connecter à votre application car votre nombre de licences est dépassé.

Deux solutions possibles s'offrent à vous :

• Attendre le temps de libération qui est paramétré dans les préférences au niveau de l'onglet "sécurité avancée"
• Lancer la page suivante http://serveur/alias/app/util_principal.php. Cette page vous permet d'accéder à l'environnement des "Paramètres utilisateurs" dans lequel vous pouvez accéder dans le menu Outils => Journal des connexions. 

Comme montré sur la copie d'écran, sélectionnez une connexion active dans la liste puis cliquez sur le bouton rouge pour déconnecter l'utilisateur et libérer ainsi une licence.

Afin d'éviter que ce genre de problème ne se produise, il faut sensibiliser les utilisateurs à quitter l'application en cliquant sur " Deconnexion" qui se trouve en haut à droite de l'application afin que les licences soient libérées immédiatement. 

Principe de gestion des licences

Connexions / déconnexions - Principe de fonctionnement

A chaque connexion d'un utilisateur à l'application, une licence est bloquée. Le nombre maximum de licences autorisées est consultable dans le menu "? - Licence" de votre application.

Pour libérer la licence ainsi prise, l'utilisateur soit se déconnecter par le lien déconnexion prévu à cet effet ou par le menu "Fichier - Quitter" de l'application.

Si l'utilisateur ne ferme pas son application correctement comme précisé précédemment, la connexion reste active et la licence bloquée. Ceci se passe également si l'utilisateur ferme son navigateur ou l'onglet du navigateur dans lequel est l'application sans utiliser le processus de déconnexion mentionné.

Une session active peut néanmoins être clôturée automatiquement par le logiciel dès que le délai d'inactivité est atteint. Ce délai est paramétrable dans les "Préférences" du logiciel dans l'onglet "Sécurité avancée". Sinon, pour débloquer des licences, reportez-vous au chapitre précédent.

Déconnexion automatique - Principe de fonctionnement

A chaque connexion d'un utilisateur au logiciel, un processus est déclenché pour vérifier toutes les connexions actives. Si des connexions actives n'ont pas effectué des manipulations durant un laps de temps correspondant au délai d'inactivité, alors le logiciel solde automatiquement ces connexions.

Ce principe de fonctionnement est également valable pour les applications en version illimitée. Si vous ne désirez pas être déconnecter automatiquement, vous pouvez alors allonger le délai d'inactivité pour correspondre à une journée de travail par exemple.

Attention, pour ceux dont le nombre de licences est limité, un délai d'inactivité trop grand risque de vous amener à atteindre le nombre maximum de connexions autorisées et vous voir ainsi refuser l'accès à l'application.

Changement du nombre de licences

Le nombre de licences d'accès à l'application est défini par votre N° de série et le mot de passe, informations communiquées par SCOQI lors de votre commande.

Si vous décidez de faire évoluer votre nombre de licences, vous devrez alors resaisir un nouveau mot de passe qui vous sera également communiqué par SCOQI.

Pour faire évoluer votre configuration, suivez le mode opératoire suivant :

1. Accédez à QALITEL / EPISTOLAIRE en vous connectant avec un login Administrateur.
2. Accédez ensuite au menu "? - Licence". Un formulaire de saisie vous est alors proposé.
3. Entrez votre nouveau Mot de passe sur la ligne correspondante. Si votre N° de série a changé, entrez le également sur la ligne correspondante sinon laissez la ligne en l'état.
4. Validez votre saisie en cliquant sur le bouton OK. Un message de confirmation vous indique le nombre de licences dont vous disposez dorénavant.
5. Relancez l'application QALITEL/ EPISTOLAIRE