Modes opératoires

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1. Liste des interlocuteurs internes - Choix du traitement du courrier

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Lors de l'ajout d'un interlocuteur interne à une fiche courrier, vous accédez à la fenêtre de la liste des interlocuteurs présentée ci-dessous :

Le double-clic sur un service ou une personne permet alors de l'intégrer à la lsite des interlocuteurs internes du courrier considéré. Le type de traitement qui lui sera alors associé dépend du bouton activé dans la barre de menu de cette fenêtre. Ci-dessous les 2 possibilités : 

	Traitement "Pour information" :  En activant ce bouton, les services ou personnes insérés auront le type de traitement "Pour information".
	Traitement "Pour action" :  En activant ce bouton, les services ou personnes insérés auront le type de traitement "Pour action".

 

 

 Si vous souhaitez changer le type de traitement d'un interlocuteur interne au niveau de la fiche courrier, positionnez-vous sur l'interlocuteur interne considéré (comme montré ci-dessous) puis faites un clic droit "Modifier".

Vous accédez alors au formulaire de paramétrage suivant où vous pouvez sélectionner dans la liste déroulante "Traitement", le traitement désiré.

 

 

2.  Archivage de courriers pour une période donnée

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2.1. Principe de l'archivage

L'archivage consiste à exporter une partie de la base de données dans une base de données d'archive. L'export des données se fait par rapport à une période de dates que vous spécifiez dans l'assistant d'archivage.

Les données extraites sont copiées dans la base d'archive et une sauvegarde de cette base d'archive est ensuite automatiquement réalisée. Vous retrouverez alors cette sauvegarde dans la liste des bases d'archives disponibles. Vous pourrez ensuite restaurer la base archive de votre choix à tout moment. Attention, ces bases d'archives doivent être utilisées pour consultation seule.

 

2.2. Configuration technique

Ce paramétrage est à réaliser par le service informatique et est indispensable au bon fonctionnement de l'archivage.

La première étape consiste à créer une base de données d'archive sur le serveur de SQL. Les contraintes techniques sont que la base d'archive doit se trouver sur le même serveur SQL que la base d'exploitation. L'utilisateur SQL doit être également être le même que celui de la base d'exploitation.

Il est ensuite nécessaire de modifier le fichier configuration /config/config.php pour y indiquer les paramètres de connexion à la base d'archive. Vous trouverez le détail de ce paramétrage à ce niveau.

Les bases de données d'archive sont stockées dans le répertoire /APP/ARCHIVES_BASE/.

IMPERATIF : La structure de la base de données archive doit être rigoureusement identique à celle de la base de données "active". Aussi, vous pouvez dupliquer la structure de la base de données "active" (ou la base de données complète) sur la base de données archive pour vous assurer de leur similitude.

 

2.3. Mode opératoire d'archivage

Pour disposer de la fonctionnalité d'archivage, il est nécessaire d'activer l'habilitation Droit d'archiver des courriers au niveau du groupe d'utilisateur. Si cette habilitation n'est pas activée, le menu Archivage n'est alors pas présent dans l'application pour les utilisateurs concernés. 

2.3.1.  1ère utilisation - Initialisation

Avant la création de votre toute première base d'archive, il est nécessaire d'initialiser le système. Pour cela, accédez au menu Archivage - Charger la dernière base archivée.  

Cette opération va permettre d'initialiser la base de données afin de vous permettre d'effectuer ultérieurement vos archives.

 

2.3.2. Assistant d'archivage

Le déclenchement du processus d'archivage (création de la base d'archive) se fait par le menu Archivage - Archiver. La première étape de l'assistant d'archivage consiste à spécifier la période d'archivage souhaitée.

Si seule une date de fin est indiquée, l'archivage prendra en compte tous les courriers jusqu'à la date de fin. Si seule une date de début est spécifiée, alors tous les courriers créés à partir de cette date seront pris dans l'archive. 

L'étape suivante vous récapitule le nombre de courriers qui seront archivés. Ceci vous permet de valider votre paramétrage.

Vous devez ensuite indiquer un nom à votre base d'archive (dans la mesure du possible, évitez les noms avec des caractères accentués notamment si QALITEL courrier est installé sur un serveur Linux).

L'écran suivant est le dernier avant le déclenchement effectif du processus d'archivage.

A l'issue de l'archivage, la fenêtre vous indique si le processus s'est correctement déroulé. Si ce n'est pas le cas, les erreurs rencontrées seront affichées dans la fenêtre.

2.4.  Restauration d'une archive

A l'issue de la création d'une base Archive, il est essentiel de valider son contenu. Pour cela, accédez à l'option Archivage - Restaurer une archive. Vous accéderez alors à un assistant qui vous permettra de restaurer l'archive sélectionnée dans la base archive. Vous pourrez alors vous connecter dans cette base pour en valider le contenu.

La liste de toutes les bases Archives sont proposées dans la liste déroulante. Sélectionnez alors la base que vous souhaitez restaurer. 

A l'issue du processus, un message vous informe de son bon déroulement. En cas d'erreurs, celles-ci seront affichées dans la fenêtre.

 

2.5. Chargement de l'archive

Une fois l'archive restaurée, vous pouvez y accéder par le menu Archivage - Charger la dernière base archivée. L'écran d'identification vous est alors proposé. Attention, les comptes utilisateurs actifs sont ceux de la base archivée.

Dans la barre d'état du navigateur, l'intitulé QALITEL courrier  : .... - Base Archive : Archive Annee 2010.' permet de valider que vous êtes bien sur la base d'archive 

2.6.  Purge de la base courriers

Une fois que vous avez validé votre sauvegarde, vous pouvez purger votre base de données active. Cela permettra d'alléger votre base de travail (gain de vitesse) et de ne plus disposer de courriers anciens lors de vos recherches ce qui en augmentera d'autant leur pertinence.

ATTENTION : La purge des données est une opération irréversible. Assurez-vous, bien que le logiciel effectue une sauvegarde en automatique, de disposer de sauvegardes récentes de votre base de données avant de procéder à cette opération de purge.

Indiquez à l'assistant de purge la période de courriers que vous souhaitez supprimer. La date prise en compte est la date d'enregistrement des courriers.

 

Le logiciel vous indique le nombre de courriers qui seront supprimés. Vous pouvez alors valider et procéder à la suppression effective des courriers et données associées.

A l'issue du processus de purge, le logiciel vous informe du bon déroulement. En cas d'erreurs rencontrées, le détail figurera dans cette fenêtre.

 

 

3.  Mode opératoire de réindexation des mots clés

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Le mode opératoire suivant permet de réindexer pour l'ensemble des courriers les mots clés présents dans les fiches courriers.

L'exécution peut être longue en fonction du nombre de courriers présents dans la base. Toutefois, les utilisateurs peuvent continuer à utiliser l'application durant le process de réindexation. L'impact ne se fera sentir qu'au niveau des vitesses.

ATTENTION : Les mots clés générés automatiquement qui auraient été supprimés manuellement seront recréés.

La page à lancer est la suivante :  

 

http://ipserveur/app/installation/genere_motscles.php?motcle=TOUS

 

Le paramètre "motcle" accepte les valeurs suivantes :

 

* UD : Réindexe l'UD des courriers en mots clés
* OBSERVATIONS : Réindexe l'essentiel en mots clés 
* TITRE : Réindexe le titre des courriers en mots clés
* SDTE_EMISSION : Réindexe la date d'émission des courriers en mots clés
* NO_DOSSIER : Réindexe le N° de dossier des courriers en mots clés
* TYPE_COURRIER : Réindexe le type des courriers en mots clés
* CORPRENOM : Réindexe le prénom du correspondant en mots clés
* TOUS : Effectue l'indexation sur l'ensemble des champs de la fiche courrier.
 (Champs cités ci-dessus + interlocuteurs internes + correspondants + thèmes)

 

Une autre option disponible est la possibilité de ne générer les mots clés que pour les courriers ne disposant d'aucun mot clé. Pour cela, vous devez lancer la page suivante :

 

 http://ipserveur/app/installation/genere_motscles.php?filtre=sans_cles

 

 

Il est possible de combiner l'option motcle et filtre. La syntaxe de la page appelée serait alors :

 

http://ipserveur/app/installation/genere_motscles.php?motcle=TITRE&filtre=sans_cles

 

 

4.  Liste des chronos libres

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La liste des chronos libres, accessible par le menu Divers - Liste des N° chronos libres permet de retrouver les trous dans la numérotation des courriers. En effet, dans la liste des courriers, vous accédez, tenant des éventuelles protections par plan de classement, à la liste des courriers disponibles qu'ils soient en cours de traitement ou soldés. La numérotation des N° chronos est continue. Aussi, si vous constatez un N° chrono manquant, vous devez le retrouver dans la liste des N° chronos libres. Ci-dessous les différents cas que l'on peut rencontrer dans cette liste :

Document supprimé 

Correspond à un courrier qui a été supprimé (clic droit Supprimer)

Document annulé 

Correspond à un courrier dans la saisie (création) a été annulée. Lors de la création du courrier, QALITEL courrier réserve le N° chrono une fois le mouvement choisi. Si entre temps un autre utilisateur crée un courrier avec le même mouvement, le N° chrono suivant lui est alors affecté. Si le premier utilisateur annula sa saisie, cela génère un trou dans la numérotation des N° chronos qui se retrouve alors dans la liste des chronos libres avec cet intitulé Document annulé. Si la création du courrier est annulée et qu'aucun autre utilisateur n'a entre temps créé de courriers avec le même mouvement, le N° chrono est alors libéré et pourra être utilisé lors de la prochaine création de courrier.

Document renommé 

Le N° chrono dépend du mouvement. Aussi, si vous changez le mouvement d'un courrier existant, cela change son N° chrono. Aussi, l'ancien N° chrono est alors basculé dans la liste des chronos libres avec l'intitulé Document renommé. 

 

5. Recherche sur plusieurs mots clés

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Si vous souhaitez retrouver les courriers ayant en commun plusieurs mots clés, il convient alors de saisir dans le champ de recherche vos différents mots clés séparés par un espace. QALITEL courrier retrouvera alors tous les courriers disposant de l'ensemble des mots clés spécifiés.

 

6. Recherche d'un mot clé contenant en espace

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Comme vu précédemment, l'espace entre 2 mots permet de spécifier à QALITEL courrier de faire une recherche sur les courriers disposant de chacun des mots spécifiés comme mots clés.

Aussi, si vous disposez d'un mot clé contenant un espace, il est nécessaire de remplacer l'espace par le caractère _ afin que QALITEL courrier considère le mot clé dans son ensemble et non pas comme 2 mots clés distincts. Par exemple : 

Exemple de mot clé : LE HAVRE

Mot à entrer dans le champ de recherche : LE_HAVRE

 

7. Recherche d'un mot clé contenant le caractère _

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Dans le champ de recherche de la liste des courriers, les mots clés contenant un caractère _ ne peuvent être recherchés en l'état car comme cela est précisé précédemment, le caractère _ est utilisé en substitution de l'espace.

Aussi, pour rechercher un mot clé contenant un caractère _ , il convient de le faire précéder du caractère / ainsi : 

Exemple d'un mot clé : AR_256

Mot à entrer dans le champ de recherche : AR/_256

 

8.  Paramétrage de la base de données d'archivage

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L'utilisation de la fonctionnalité d'archivage à partir de QALITEL courrier nécessite de configurer le fichier de configuration : /app/config/config.php.

Il est avant tout nécessaire de créer une base de données dédiée et de lui associer un utilisateur (qui peut être le même que celui de la base d'exploitation). Les lignes à insérer dans le fichier config.php sont les suivantes :  

 

$cfg_typeSQL_archive='mysql';
$cfg_serveurSQL_archive = 'serveur_SQL';
$cfg_databaseSQL_archive='nom_base_données_archive';
$cfg_loginSQL_archive='identifiant_SQL';
$cfg_passeSQL_archive='mot_de_passe_SQL';

Le fichier config.php est alors de la forme suivante :

 <?php

 /*----------------------------------------------------------------------------------------
		Paramétrages 
 -----------------------------------------------------------------------------------------*/

 // Type de serveur SQL, les choix possibles sont : mssql, mysql ou oracle 
 $cfg_typeSQL='mysql';
 // Nom du serveur SQL
 $cfg_serveurSQL = 'serveur_SQL';
 // Nom de la database SQL
 $cfg_databaseSQL='nom_base_données';
 // Login de connexion à la base SQL
 $cfg_loginSQL='identifiant_SQL';
 // mot de passe de connexion à la base SQL
 $cfg_passeSQL='mot_de_passe_SQL';


 //Paramètres de la base d'archive
 $cfg_typeSQL_archive='mysql';
 $cfg_serveurSQL_archive = 'serveur_SQL';
 $cfg_databaseSQL_archive='nom_base_données_archive';
 $cfg_loginSQL_archive='identifiant_SQL';
 $cfg_passeSQL_archive='mot_de_passe_SQL';



 ?>

Un exemple de fichier config.php :

<?php

 /*----------------------------------------------------------------------------------------
		Paramétrages 
 -----------------------------------------------------------------------------------------*/

 // Type de serveur SQL, les choix possibles sont : mssql, mysql ou oracle 
 $cfg_typeSQL='mysql';
 // Nom du serveur SQL
 $cfg_serveurSQL = 'localhost';
 // Nom de la database SQL
 $cfg_databaseSQL='episto_active';
 // Login de connexion à la base SQL
 $cfg_loginSQL='episto';
 // mot de passe de connexion à la base SQL
 $cfg_passeSQL='episto';


 //Paramètres de la base d'archive
 $cfg_typeSQL_archive='mysql';
 $cfg_serveurSQL_archive = 'localhost';
 $cfg_databaseSQL_archive='episto_archive';
 $cfg_loginSQL_archive='episto';
 $cfg_passeSQL_archive='episto';



 ?>

 

9.  Création d'une liaison entre 2 courriers

La liaison permet de rattacher un courrier à son courrier de référence. La création de liaison se fera donc dans le sens du courrier Fils vers le courrier Père.

Pour cela, positionnez vous donc dnas la liste des courriers sur le courrier "Fils" puis faites un clic droit "Liaison" comme le montre la copie d'écran ci-dessous : 

 

 

Vous accédez alors au formualire de liaison :

 

 

Positionnez dans la liste de vos courriers sur le courrier "Père" (courrier "AR07" dans notre exemple) et cliquez ensuite sur le bouton situé à droite du champ "Courrier père" pour effectuer la liaison entre els 2 courriers. Vous pouvez ensuite visualiser graphiquement le résultat de votre liaison via le bouton "Logigramme" de la barre de navigation (barre verticale bleue) :

 

 

 

 

10. Paramétrage d'un scanner en FTP pour envoi des fichiers dans le répertoire Attente

 Dans QALITEL courrier, la fenêtre d'attente (accessible par le menu "Divers - Documents en attente") permet de scruter le cojntenu d'un répertoire sur le serveur où se trouvent des documents en attente d'indexation (de rattachement à une fiche courrier).

Il est docnc possible "d'alimenter" ce répertoire ATTENTE directement par un scanner soit en connexion réseau soit en FTP comme cela va être présenté ci-dessous.

Pour le scanner, l'imprimante multi-focntions BROTHER MFC-9970CDW sera prise en exemple. 

Pour le paramétrage d'un compte FTP, il  est nécessaire pour l'imprimante BROTHER MFC-9970CDW de passer par l'interface Web. Il faut onc connaître l'adresse IP de l'imprimante sur le réseau local. Vous accédez alors à l'interface suivante : 

 

Entrez ensuite dans la rubrique  "Paramètres administrateur" en saisissant les login  / mot de passe correspondants

 

 

Sur la page "Administrateur", sélectionnez l'option "Profil de nom. réseau/FTP" :

 

 

Cliquez alors sur la ligne "Nom du profil ..." selon votre souhait (et la disponibilité). Vous accédez alors au masque de saisie des paramètres FTP du profil : 

 

 

Une fois les différents paramètres saisis, validez avec le bouton "Envoyer".

A ce niveau, le paramétrage est opérationnel. Pour l'envoi effectif du scan, à  partir de votre scanner (toujours pour la BROTHER MFC-970CDW) appuyez sur le bouton "SCAN". Sur le panneau de contrôle sélectionnez le menu "SCAN vers FTP" puis dans compte FTP à utiliser (correspondant au nom du profil saisi dans l'écran de paramétrage du compte FTP - Copie d'écran ci-dessus).

 

11. Création d'un nouvel Utilisateur (Non LDAP)

Ce paragraphe détaille la création d'un utilisateur dans le cas où vous n'utilisez pas la synchronisation LDAP. (Si vous ne savez pas si la synchronisation LDAP est configurée, accédez à l'écran des "Préférences" (menu "Outils - Préférences") puis à l'onglet "LDAP". Si la case "Utiliser la connexion LDAP" n'est pas cochée alors c'est que vous n'utilisez pas la connexion LDAP).

Pour la création d'un nouvel utilisateur (non LDAP), il convient de suivre les étapes suivantes : 

1. Création de la personne dans la liste des Interlocuteurs internes
2. Création du compte Utilisateur pour l'interlocuteur interne précédemment créé

 

11.1. Création de la personne dans la liste des Interlocuteurs internes

Accédez à la liste des interlocuteurs internes via le menu "Divers - Liste des interlocuteurs internes".  

 

Faites un clic droit "Nouveau" pour accéder au formulaire de saisie des données de la personne.

 

Validez enfin votre saisie par le bouton "OK".

 

11.2. Création du compte Utilisateur pour l'interlocuteur interne

Maintenant que la personne est paramétrée dans la liste des interlocuteurs internes, nous pouvons lui créer son compte Utilisateur pour se connecter à QALITEL courrier.

Pour cela, accédez à l'interface de paramétrage des comptes Utilisateurs par le menu "Outils - Paramètres Utilisateurs".

 

 

Sélectionnez le groupe Utilisateurs dans lequel vous souhaitez intégrer votre nouvel Utilisateur puis faites un clic droit dessus. L'option "Ajouter Utilisateur" vous donne alors accès à la liste des interlocuteurs dans laquelle vous allez pouvoir sélectionner la nouvelle personne précédemment créée.

Par défaut, l'identifiant et le mot de passe de l'utilisateur créé est son nom de famille en MAJUSCULES.

Si vous souhaitez accéder aux paramètres de l'utilisateur (pour changer son mot de passe par exemple), ouvrez le groupe Utilisateur et sélectionnez l'utilisateur. La fenêtre en bas au centre vous donnera accès à ces paramètres comme montré ci-dessous.

 

 

 

 

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