Changement d'année - Mode opératoire

Lors du changement d'année vous pouvez être amené à devoir effectuer certaines modifications dans l'Epistolaire et ceci en fonction de votre paramétrage. Vous trouverez ci-dessous le détail des modes opératoires à suivre selon les différents cas de figure.

1.  Modification du Plan de classement

Si vous avez opté pour un classement de vos courriers dans un plan de classement par année comme montré ci-dessous, vous devez alors créer une nouvelle branche de plan de classement.

L'affichage du plan de classement (si vous ne l'avez pas à l'écran) se fait en cliquant sur le bouton Plan de classement présent sur la barre de navigation (Barre verticale bleue à gauche).

Avant de créer une nouvelle branche dans votre plan de classement, regardez le paramétrage du plan de classement pour l'année en cours afin de reproduire le même paramétrage. Dans notre exemple, nous ferons un clic droit Modifier sur la branche Courriers 2013 (Rappel : Le Préfixe et N° de Chrono servent à la codification des dossiers).

Pour créer une nouvelle branche dans le plan de classement, faites alors un clic droit Nouveau sur la racine de l'arborescence et renseignez alors le formulaire proposé :

ne fois le plan de classement pour la nouvelle année créé, il vous faut le définir comme plan de classement Par défaut (étape ci-dessous).

2. Changement du Plan de classement par défaut

Le changement de ce paramétrage se fait dans les Préférences de l'Epistolaire. Pour cela, accédez au menu Outils - Préférences

Dans la rubrique Plan de classement par défaut, sélectionnez votre nouveau plan de classement à l'aide du bouton situé à droite du champ Plan.

En revenant ensuite dans l'Epistolaire (et en rafraîchissant l'arborescence, vous aurez bien l'icone Par défautqui apparaîtra en face du plan de classement de l'année, Courriers 2014 dans notre exemple.

3. Mouvements par année

Si vous avez configuré vos mouvements par année (Voir image ci-dessous avec Arrivée2013 et Départ2013) vous devrez alors créer de nouveaux mouvements pour la nouvelle année.

L'accès à la liste des mouvements se fait par le menu Divers - Liste des mouvements. Avant de créer vos nouveaux mouvements, regarder comment sont paramétrés ceux de l'année en cours afin de reproduire le même paramétrage notamment pour le Préfixe et le Nb de chiffre.

Pour la création d'un nouveau mouvement, faites un clic droit Nouveau dans la liste des mouvements. Une fois vos nouveaux créés, vous aurez alors la liste de mouvements comme montré ci-dessous :

Les anciens mouvements, utilisés dans les courriers, ne peuvent pas être supprimés. Ils resteront dans la liste et ne seront plus utilisés.

Comme vous avez pu le constater au travers des copies d'écran des formulaires Mouvements, la case à cocher Chrono par mouvement n'est pas cochée. Cela signifie que les N° chronos des mouvements Départ 2014 et Arrivée 2014 sont gérés au niveau des Préférences de l'application.

Si la case Chrono par mouvement avait été cochée, alors il aurait fallu initialiser le N° chrono dans le champ Dernier N°. Le paramétrage des Préférences n'interviendrait pas dans ce type de paramétrage.

Dans notre cas de figure, il reste maintenant à réinitialiser les N° chronos de départ et d'arrivée au niveau des Préférences (étape ci-dessous).

4. Réinitialisation des N° chronos

Pour initialiser les N° chronos, accédez aux Préférences de l'Epistolaire par le menu Outils - Préférences et repositionnez les N° chronos dans les champs Départ et Arrivée aux valeurs de votre choix.

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