Détail des permissions

Cette page détaille les différentes permissions accessibles dans le paramétrage des comptes Utilisateurs.

Rappel : Il est possible de donner, pour les différents groupes Utilisateurs, des droits en Insertion, Modification et Suppression pour les différentes Listes mentionnées ci-dessous.

Caractères à remplacer dans les mots clés 

Lors de l'indexation automatique des mots clés au cours de la saisie des fiches courriers, l'Epistolaire peut remplacer automatiquement certains caractères tels que les caractères accentués par les caractères en majuscules de manière à fiabiliser les recherches. Cette liste de caractères à remplacer est accessible par le menu Divers - Liste des caractères à remplacer. La gestion de cette table est généralement réservée aux Administrateurs.

Correspondants 

L’épistolaire gère également une table des correspondants avec lesquels vous échangez régulièrement du courrier. Cette table est en général ouverte dans toutes ses possibilités aux utilisateurs. Néanmoins, afin d’assurer une rigueur de présentation, certains organismes en confient la gestion à un groupe responsable de la tenue des données. L'accès direct à cette liste se fait par le menu Divers - Liste des correspondants.

Départements 

L'application est fournie en standard avec la liste des départements français. L'accès direct à cette liste se fait par le menu 'Divers - Liste des départements. Il est généralement conseillé de réserver l'usage de cette liste aux Administrateurs et Secrétaires dans la mesure où la saisie initiale a été suffisamment exhaustive.

Diffusions interlocuteurs internes 

Liste des destinataires d’un courrier. Ces permissions permettent de donner des droits d’insertion , modification ou suppression à partir de la fenêtre des données du courrier sans que l’utilisateur ait les droits de modification de la fiche courrier.

Documents - Courriers 

La liste des documents et courriers est la table principale de l’Epistolaire. En général, on interdit la suppression de manière à avoir une chronologie complète des courriers arrivés et départs. Si vous décochez « modifier », les utilisateurs ne pourront que visualiser les informations. Le paramétrage complémentaire de la fiche courrier pourra néanmoins se faire via l'arborescence des données si l'utilisateur dispose des permissions nécessaires sur les branches concernées.

Dossiers de courriers 

les courriers peuvent être regroupés au sein de dossiers. La gestion de ces dossiers (accessible directement par le menu Divers - Liste des dossiers) est soumise à des permissions. La génération automatique des dossiers manquants dépend du droit d'insertion. La gestion de cette liste est réservée aux Administrateurs et Secrétaires.

Etats imprimés 

Cette table est en général fermée dans toutes ses possibilités. L’insertion, la modification et la suppression des documents d’impression sont confiées au groupe responsable de la tenue des données.

Fichiers 

Liste des fichiers associés à un courrier. Permet de donner des droits d’insertion , modification ou suppression à partir de la fenêtre des données du courrier sans que l’utilisateur ait les droits de modification de la fiche courrier.

Interlocuteurs internes 

Regroupe la liste des destinataires des courriers (Diffusion). Cette liste est accessible par le menu Divers - Liste des interlocuteurs internes. Son paramétrage est généralement réservé au groupe responsable de la tenue des données.

Modèle de diffusion 

Liste des groupes prédéfinis de personnes permettant de constituer plus rapidement des listes de destinataires pour un courrier. Cette liste est gérée par le groupe responsable de la tenue des données.

Mots clés exclus 

Il est possible, pour optimiser le fonctionnement des mots clés automatiques, de tenir une table des mots à ne pas prendre en compte tels que les articles, les chiffres, les adjectifs qualificatifs etc.... L’insertion, la modification et la suppression des mots clés à exclure sont confiées au groupe responsable de la tenue des données. Cette liste est accessible directement par le menu Divers - Liste des mots clés exclus.

Mouvement des courriers 

Les mouvements servent à identifier des flux de courriers : courrier arrivé, départ, interne etc… Cette table est en général fermée dans toutes ses possibilités. La gestion en est faite par l’administrateur. Cette liste est accessible via le menu Divers - Liste des mouvements.

Pays 

Liste accessible par le menu Divers - Liste des pays. Elle est utilisée lors du paramétrage des correspondants. Cette liste peut être ouverte pour le groupe responsable de la tenue des données et les Secrétaires;

Plans de classement 

Correspond à l'arborescence principale permettant de ranger les fiches courriers. Le paramétrage de cette arborescence est réservée au groupe responsable de la tenue des données.

Requêtes 

La gestion de la liste des requêtes enregistrées (requêtes SQL type « COURRIER DU JOUR, DE LA SEMAINE, DU MOIS..) est généralement confiée au groupe administrateur. l'accès à cette liste se fait via le clic droit Requêtes enregistrées à partir de la liste principale des courriers.

Services internes 

Liste des services auxquels appartiennent les interlocuteurs internes. Tout comme la liste des interlocuteurs internes, le paramétrage de cette liste est réservée au groupe responsable de la tenue des données.

Thésaurus 

Permet de créer une arborescence de mots clés indépendante des mots clés générés automatiquement par le logiciel lors de la saisie de la fiche courrier. Le paramétrage du thésaurus est réservé aux Administrateurs. Un accès direct est possible par le menu Divers - Thésaurus.

Thèmes 

L’Epistolaire a également la possibilité pour chaque courrier de suivre une thématique particulière permettant ensuite une exploitation statistique des données. Cette table est en général ouverte dans toutes ses possibilités. Néanmoins, certains organismes en confient la gestion à un groupe responsable de la tenue des données. L'accès à cette liste peut se faire via le menu Divers - Liste des thèmes.

Types de courriers 

Le type de document (courrier, AR, fax, mail..) permet en plus de l’information pour l’utilisateur, de déterminer le délai de traitement pour chaque type de courrier. Cette liste est gérée par l’administrateur. L'accès direct à cette liste se fait par le menu Divers - Liste des types de courriers.

Villes 

Liste des villes utilisée dans le cadre du paramétrage des correspondants. Cette liste est généralement réservée au paramétrage pour le groupe responsable de la tenue des données et les secrétaires. L'accès direct à cette liste se fait via le menu Divers - Liste des villes.